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LE NOTIFICHE IN PROPRIO DEGLI AVVOCATI - Testo Aggiornato

La notifica in proprio degli avvocati. Notifica mezzo posta, notifica via PEC. Un completo vademecum

La notifica in proprio a mezzo PEC

 

La notifica in proprio a mezzo PEC

a cura della Commissione Informatica dell’Unione Triveneta

 

Le modifiche apportate dall’art. 16 quater del D. L. n. 179 del 18 ottobre 2012 al tessuto legislativo della L. 53/94 hanno introdotto la facoltà per l’avvocato di notificare in proprio anche mediante lo strumento della Posta Elettronica Certificata (PEC)51.

Le modalità di tale notifica nel processo civile sono disciplinate principalmente dall’art. 3 bis della L. 53/94, dall’art. 18 del DM 44/2011 e dall’art. 19 bis e dell’art. 19 ter, commi 1 e 3 delle specifiche tecniche.

Valgono quindi gran parte dei requisiti previsti dalla L. 53/94, ma le successive modifiche normative, in particolare il D. L. n. 90 del 24 giugno 2014, hanno semplificato le procedure di notifica via pec, differenziandole da quelle tradizionali in alcuni aspetti che vedremo nel seguente capitolo.

Resta comunque inalterato l’art. 1 della legge, per cui si può notificare in proprio via PEC atti in materia civile, amministrativa e stragiudiziale, secondo le modalità di seguito indicate.

 

1. Requisiti non necessari rispetto alla notifica per posta

a) L’art. 46 del D.L. 90 /2014 ha abolito l’obbligo della preventiva autorizzazione del Consiglio dell’Ordine, prevista invece per la notifica tradizionale dall’art. 7 della Legge.
b) L’art. 8 della Legge prevede che l’obbligo di dotarsi di un registro cronologico e di annotare i dati della notificazione non si applichi alle notifiche via PEC. La ragione è abbastanza semplice: le ricevute di accettazione e avvenuta consegna delle PEC riportano infatti sia la firma digitale, sia l’attestazione temporale del gestore del servizio di posta elettronica certificata52. Inoltre il gestore ha l’obbligo di tenere i file log (registrazione cronologica delle operazioni) dei messaggi e apporre giornalmente sugli stessi una marca temporale53.
c) Sempre l’articolo 46 del D.L. 90 /2014 ha soppresso la previsione dell’apposizione della marca da bollo sull’atto notificato, come richiesto per la notifica via posta dall’art. 10 della Legge.

 

2. Cosa serve per notificare via PEC

Per effettuare una notifica via PEC l’avvocato deve:

a) utilizzare una casella PEC risultante da pubblici elenchi54. Si tratta in sostanza dell’indirizzo comunicato all’Ordine ai sensi dell’articolo 16, comma 7, del D. L. n. 185 del 29 novembre 200855; in ogni caso la verifica del proprio indirizzo potrà essere eseguita sul Portale dei Servizi Telematici del Ministero di Giustizia, previa autenticazione forte56 o sul portale INI-PEC del Ministero dello Sviluppo Economico, senza bisogno di autenticazione;
b) aver ricevuto una procura alle liti dal cliente ai sensi dell’articolo 83 c.p.c.57;
c) inviare la PEC a un destinatario dotato di una casella PEC tratta da pubblici elenchi58. È di conseguenza esclusa la possibilità di notificare in proprio a mezzo pec a coloro che non hanno l’obbligo legale di dotarsi di un indirizzo pec e di renderlo pubblico;
d) avere un dispositivo con certificato di firma digitale.

 

3. Come preparare i documenti da notificare

a) Prima di notificare

Al momento della creazione del fascicolo di causa è opportuno creare una cartella nel proprio computer o server dove inserire tutti i file. All’interno di tale cartella dovremo creare una sotto cartella, dove immettere tutti i file della notifica effettuata. Ciò non solo per una migliore organizzazione del proprio lavoro, ma anche ai fini dell’archiviazione dei file che dovranno essere depositati per provare l’avvenuta notificazione.

b) Predisposizione dell’atto o provvedimento da notificare.

La Legge consente di notificare:

  1. Documento informatico59 originale (citazione, precetto, ecc.), che viene così predisposto:
  • si redige a computer l’atto mediante un programma di elaborazione testi (es.: LibreOffice Writer, OpenOffice Writer, Microsoft Word, ecc.),
  • mediante le apposite funzionalità del programma di videoscrittura il file deve essere quindi trasformato in formato .pdf (testuale), come previsto dall’art. 19 bis, comma 1 delle Specifiche tecniche, tenendo peraltro a mente che l’articolo 1260 delle Specifiche tecniche qualifica il formato .pdf (testuale) come unico consentito quando deve essere depositato telematicamente come “atto principale del processo”. L’atto non dovrà quindi mai essere stampato e poi trasformato in .pdf (immagine) mediante scansione;
  • infine il file .pdf deve essere sottoscritto digitalmente con apposito software, che è anche contenuto nel dispositivo di firma digitale (smart card/chiavetta USB). La sottoscrizione digitale può essere in formato CAdES, nel qual caso il file al termine del processo di firma avrà l’estensione pdf.p7m (nomefile.pdf.p7m) o PAdES e in tale ipotesi il file manterrà il nome originale senza l’aggiunta di alcun suffisso (nomefile.pdf). Tali formati sono selezionabili nel software di firma.
  1. Copia informatica di atti o provvedimenti originariamente formati su supporto analogico61.

Quando si intende notificare per PEC una copia autentica di un atto o provvedimento su supporto cartaceo lo si deve scansionare per trasformarlo in formato .pdf “immagine”, come previsto dal comma 2 del citato art. 19 bis.

Nella relata di notifica dovrà poi essere inserita l’asseverazione di conformità della copia informatica rispetto all’originale cartaceo.

  1. Copia informatica di atti o provvedimenti su supporto informatico62.

L’art. 16 bis D.L. 179/1263 attribuisce all’avvocato il potere di attestare la conformità di copie informatiche di atti e provvedimenti che lo stesso ha estratto dal fascicolo informatico o che ha ricevuto mediante PEC dalla cancelleria. L’attestazione di conformità va eseguita a norma dell’art. 16 undecies del D.L. 179/2012 e degli art. 19 e ss. delle Specifiche Tecniche, indicando il nome del file e una sintetica descrizione del documento che si va ad attestare come conforme. Anche in tal caso, come quello sopra previsto, l’attestazione di conformità dovrà essere riportata nella relata di notifica.

  1. Duplicato informatico di atti o provvedimenti su supporto informatico64.

Il duplicato informatico è identico al file originale sia da un punto di vista informatico (contiene la stessa sequenza di bit rispetto all’originale) sia nel contenuto, come previsto dal citato art. 16 bis comma 9 bis D.L. 179/12, a differenza della copia che corrisponde all’originale solo nel contenuto. Di massima i duplicati sono distinguibili dal fatto che riportano la firma digitale di chi ha creato il file, mentre le copie (che sono spesso contraddistinte nell’intestazione da una stampigliatura blu che riporta i dati dell’atto o del provvedimento oltre alla presenza della “coccardina” che riporta gli estremi della firma digitale del firmatario) corrispondono all’originale solo nel contenuto. Poiché i duplicati corrispondono in tutto e per tutto all’originale non abbisognano di attestazione di conformità65.

c) Predisposizione della procura alle liti

Nel caso in cui l’atto da notificare debba essere accompagnato dalla procura alle liti, la stessa deve essere predisposta a mente dell’art. 83, comma 3 c.p.c., il quale prevede due modalità di formazione.

  1. Procura su documento informatico sottoscritto con firma digitale del cliente.

L’avvocato dovrà sempre verificare che il certificato di firma digitale del mandante sia valido, non scaduto o sospeso. Tale verifica e l’estrazione degli oggetti firmati potrà essere fatta mediante le funzionalità del dispositivo di firma o attraverso appositi programmi66.

Appare opportuno differenziare la procura rilasciata per atti stragiudiziali, che dovrà essere rilasciata per atto pubblico o per scrittura privata autenticata, ai sensi del secondo comma dell’art. 83 c.p.c.67, da quella rilasciata per la difesa in giudizio, che potrà essere rilasciata secondo le modalità sopra indicate, ma anche ai sensi del terzo comma dell’art. 83 c.p.c.68. In tale secondo caso, a differenza del primo, non appare necessaria l’autentica della sottoscrizione del mandante, e ciò per diversi motivi: sia perché l’avvocato certifica, non autentica, la sottoscrizione del mandante, sia perché la firma digitale è già certificata da un soggetto certificatore69, sia perché l’autentica della firma digitale non pare essere un’attività di competenza dell’avvocato, ma di un notaio o altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato70, sia infine perché l’art. 83 non richiede esplicitamente la certificazione della firma digitale apposta sulla procura rilasciata con documento informatico71. Nulla però impedisce, per evitare capziose eccezioni, che l’avvocato la sottoscriva comunque digitalmente la procura alle liti rilasciata con la modalità sopra descritta.

Nel caso in cui la sottoscrizione digitale del mandante fosse in formato CAdES, è necessario che la procura sia redatta in un file separato dall’atto e che la stessa contenga chiari riferimenti all’atto.

Se invece la sottoscrizione digitale fosse in formato PAdES, la procura potrà essere anche redatta internamente all’atto: in calce o a margine.

  1. Copia informatica della procura rilasciata su supporto cartaceo.

Anche in tal caso la procura verrà predisposta su un file separato dall’atto72. Il file dovrà essere stampato e il cliente sottoscriverà di pugno la procura. L’avvocato sottoscriverà anch’egli di pugno, ai fini della “certificazione” della firma del mandante. La procura così redatta dovrà essere quindi scansionata e trasformata in un file .pdf. Tale file dovrà infine essere firmato digitalmente dall’avvocato per autenticare la conformità del file digitale alla procura cartacea73. L’art. 83 c.p.c. prevede che la firma digitale sia apposta solo ed esclusivamente per attestare la conformità, per cui non è necessaria l’apposizione di specifiche formule.

La procura, così ottenuta, potrà quindi essere allegata unitamente all’atto a cui si riferisce al messaggio PEC con il quale si effettua la notificazione, ottenendo che la medesima sia considerata come apposta “in calce” a tale atto, come previsto dall’art. 18, comma 5 DM 44/2011 e 83 3° co. c.p.c.

d) Predisposizione della relazione di notificazione.

Si tratta di un documento informatico separato rispetto agli atti da notificare e quindi da formare con le modalità già descritte sopra al punto 3.b.I., procedendo sempre alla sua sottoscrizione con firma digitale.

Il contenuto obbligatorio della relazione di notificazione è determinato dall’art. 3 bis, comma 5, della legge, al quale si può rimandare, anche per la sua forma di semplice elencazione.

Sul sito dell’Unione Triveneta è reperibile un’applicativo che consente di redigere la relata.

e) Attestazione di conformità.

Ai sensi dell’art. 3 bis, comma 5, lettera b) della L. 53/1994, dell’art. 16 undecies, comma 1 del D. L. 179/201274, nonché dell’art. 19 ter, comma 1 delle specifiche tecniche l’attestazione di conformità deve essere ripotata nella relata di notifica, mai nella copia di cui si attesta la conformità.

Le modalità di attestazione sono disciplinate dal comma 1 dell’appena citato art. 19 ter delle specifiche tecniche, richiamato espressamente dall’art. 16 undecies, del D. L. 179/201275. L’attestazione dovrà contenere una sintetica descrizione del documento di cui si attesta la conformità e il nome del file della copia, comprensivo dell’estensione (es.: citazione.pdf o citazione.pdf.p7m).

Le attestazioni di conformità sono reperibili sempre nell’applicativo che trovate sul sito dell’Unione Triveneta.

 

[←51]

Per la definizione: http://www.digitpa.gov.it/pec.

[←52]

Per l’elenco dei gestori si consulti: http://www.agid.gov.it/infrastrutture-sicurezza/pec-elenco-gestori.

[←53]

Decreto della Presidenza del Consiglio Dei Ministri Dipartimento per l’Innovazione e le Tecnologie del 2 novembre 2005 (Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata) - GU n. 266 del 15-11-2005. I file di log dei messaggi tenuti dal gestore riguardano esclusivamente la registrazione cronologica delle operazioni di invio e consegna e non il contenuto della PEC. Pertanto, si consiglia di mettere in atto idonei meccanismi di conservazione delle PEC.

[←54]

Art. 3 bis, comma 1 L. 53/94.

[←55]

Convertito, con modificazioni, dalla L. n. 2 del 28 gennaio 2009.

[←56]

La ricerca seguirà questo percorso: scheda “servizi” login tramite smart card ”accedi” a Registro Generale degli Indirizzi Elettronici, oppure, se disponile, presso l’area privata del Punto di Accesso del proprio Ordine di appartenenza ”accedi” a Registro Generale degli Indirizzi Elettronici.

[←57]

Per notificare in proprio gli atti stragiudiziali occorre essere dotati di procura (generale o speciale) rilasciata ai sensi del 2° comma dell’art. 83 c.p.c., quindi per atto pubblico o scrittura privata autenticata. Il terzo comma infatti, che attribuisce all’avvocato la possibilità di certificare la firma del mandante, riguarda solo la procura (speciale) rilasciata in calce o a margine di un atto giudiziale o del precetto.

[←58]

Art. 16-ter DL 179/2012 - Pubblici elenchi per notificazioni e comunicazioni (Articolo inserito dall’art. 1, comma 19, n. 2), L. 24 dicembre 2012, n. 228, a decorrere dal 1° gennaio 2013)

1. A decorrere dal 15 dicembre 2013, ai fini della notificazione e comunicazione degli atti in materia civile, penale, amministrativa e stragiudiziale si intendono per pubblici elenchi quelli previsti dagli articoli 4 (Anagrafe nazionale della popolazione residente ANPR) e 16, comma 12, del presente decreto (Registro caselle PEC delle PP.AA. tenuto dal Ministero della Giustizia e reperibili previa autenticazione dal Portale dei Servizi Telematici); dall’articolo 16, comma 6, del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185, convertito, con modificazioni, dalla legge 28 gennaio 2009 (elenco caselle tenuto dal Registro delle Imprese); n. 2, dall’articolo 6-bis del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (portale INI-PEC), nonché il registro generale degli indirizzi elettronici, gestito dal Ministero della giustizia. Ai fini della notifica in proprio non si possono quindi estrarre gli indirizzi PEC delle Pubbliche Amministrazioni dal sito indicepa.gov.it, in quanto lo steso non rientra in tale elenco.

1-bis. Le disposizioni del comma 1 si applicano anche alla giustizia amministrativa.

[←59]

Per la definizione vedasi l’art. 22 D. Lgs. n. 82 del 7 marzo 2005 Codice Amministrazione Digitale.

[←60]

Art. 12 - Formato dell’atto del processo in forma di documento informatico (art. 11 DM 44/2011)

L’atto del processo in forma di documento informatico rispetta i seguenti requisiti:

a) è in formato PDF;
b) è privo di elementi attivi;
c) è ottenuto da una trasformazione di un documento testuale, senza restrizioni per le operazioni di selezione e copia di parti; non è pertanto ammessa la scansione di immagini;
[←61]

Per la definizione vedasi l’art. 22 D. Lgs. n. 82 del 7 marzo 2005 Codice Amministrazione Digitale.

[←62]

Per la definizione vedasi l’art. 23 bis, comma 2 D. Lgs. n. 82 del 7 marzo 2005 Codice Amministrazione Digitale.

[←63]

Art. 16 bis comma 9 bis D.L. 18 ottobre 2012, n. 179. “Le copie informatiche, anche per immagine, di atti processuali di parte e degli ausiliari del giudice nonché dei provvedimenti di quest’ultimo, presenti nei fascicoli informatici o trasmessi in allegato alle comunicazioni telematiche dei procedimenti indicati nel presente articolo, equivalgono all’originale anche se prive della firma digitale del cancelliere di attestazione di conformità all’originale. Il difensore, il dipendente di cui si avvale la pubblica amministrazione per stare in giudizio personalmente, il consulente tecnico, il professionista delegato, il curatore ed il commissario giudiziale possono estrarre con modalità telematiche duplicati, copie analogiche o informatiche degli atti e dei provvedimenti di cui al periodo precedente ed attestare la conformità delle copie estratte ai corrispondenti atti contenuti nel fascicolo informatico. Le copie analogiche ed informatiche, anche per immagine, estratte dal fascicolo informatico e munite dell’attestazione di conformità a norma del presente comma, equivalgono all’originale. Il duplicato informatico di un documento informatico deve essere prodotto mediante processi e strumenti che assicurino che il documento informatico ottenuto sullo stesso sistema di memorizzazione o su un sistema diverso contenga la stessa sequenza di bit del documento informatico di origine. Le disposizioni di cui al presente comma non si applicano agli atti processuali che contengono provvedimenti giudiziali che autorizzano il prelievo di somme di denaro vincolate all’ordine del giudice”. La modifica apportata dall’art. 52 del Decreto Legge n. 90 24 giugno 2014, all’art. 16 bis D.L. 179/12 ha riconosciuto all’avvocato il potere di attestare la conformità di copie informatiche di atti e provvedimenti estratti dal fascicolo informatico. In seguito l’ulteriore integrazione apportata alla citata norma dall’art. 19, comma 1 lett. a), n. 2), D.L. 27 giugno 2015, n. 83, convertito, con modificazioni, dalla L. n. 132 del 6 agosto 2015, ha esteso il potere di attestazione anche relativamente agli allegati alle comunicazione telematiche (PEC) ricevute dalla cancelleria.

[←64]

Per la definizione vedasi l’art. 23 bis, comma 1 D. Lgs. n. 82 del 7 marzo 2005 Codice Amministrazione Digitale.

[←65]

È possibile estrarre dal fascicolo telematico anche duplicati di copie informatiche di atti o provvedimenti cartacei: è il caso, a esempio, del provvedimento giudiziale scritto a penna, scansionato dal cancelliere e acquisito al fascicolo telematico. Per l’art. 16 bis, comma 9 bis, del D.L. 179/2012, la copia informatica (per immagine) così ottenuta e acquisita al fascicolo informatico, equivale all’originale cartaceo anche se priva della firma del cancelliere di attestazione di conformità all’originale. In mancanza di firma digitale, l’identità del duplicato estratto dal difensore alla copia informatica presente nel fascicolo telematico, potrà essere accertata esclusivamente mediante il calcolo dell’impronta del duplicato, secondo l’algoritmo MD5, e il confronto con l’impronta della copia informatica fornita dal Portale dei Servizi Telematici.

[←66]

L’elenco dei software resi disponibili gratuitamente è riportato in questa pagina dell’Agenzia per l’Italia Digitale, curata dalla Presidenza del Consiglio dei Ministri: http://www.agid.gov.it/identita-digitali/firme-elettroniche/software-verifica. È da segnalare anche la possibilità di estrarre il file e verificare il certificato di firma digitale dalla seguente pagina web del portale del Consiglio Nazionale del Notariato: http://vol.ca.notariato.it/.

[←67]

Art. 83, II comma, seconda parte c.pc. “La procura alle liti può essere generale o speciale, e deve essere conferita con atto pubblico o scrittura privata autenticata”.

[←68]

Art. 83, III comma, prima parte c.pc. “La procura speciale può essere anche apposta in calce o a margine della citazione, del ricorso, del controricorso, della comparsa di risposta o d’intervento, del precetto o della domanda d’intervento nell’esecuzione, ovvero della memoria di nomina del nuovo difensore, in aggiunta o in sostituzione del difensore originariamente designato. In tali casi l’autografia della sottoscrizione della parte deve essere certificata dal difensore”.

[←69]

Art. 26 e seguenti D. Lgs. 82/2005.

[←70]

Art. 25. Firma autenticata D. Lgs. 82/2005 “…Si ha per riconosciuta, ai sensi dell’articolo 2703 del codice civile, la firma elettronica o qualsiasi altro tipo di firma avanzata autenticata dal notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato…”

[←71]

Art. 83, III comma, seconda parte c.pc. “…La procura si considera apposta in calce anche se rilasciata su foglio separato che sia però congiunto materialmente all’atto cui si riferisce, o su documento informatico separato sottoscritto con firma digitale e congiunto all’atto cui si riferisce mediante strumenti informatici, individuati con apposito decreto del Ministero della giustizia”.

[←72]

Art. 18, comma 5 DM 44/2011.

[←73]

Art. 83, III comma, ultima parte c.p.c. “…Se la procura alle liti è stata conferita su supporto cartaceo, il difensore che si costituisce attraverso strumenti telematici ne trasmette la copia informatica autenticata con firma digitale, nel rispetto della normativa, anche regolamentare, concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici e trasmessi in via telematica”.

[←74]

Art. 16undecies Modalità dell’attestazione di conformità D.L. 179/2012, comma 1: “Quando l’attestazione di conformità prevista dalle disposizioni della presente sezione, dal codice di procedura civile e dalla legge 21 gennaio 1994, n. 53, si riferisce ad una copia analogica, l’attestazione stessa è apposta in calce o a margine della copia o su foglio separato, che sia però congiunto materialmente alla medesima.

[←75]

Art. 16undecies Modalità dell’attestazione di conformità D.L. 179/2012, comma 1: “Quando l’attestazione di conformità prevista dalle disposizioni della presente sezione, dal codice di procedura civile e dalla legge 21 gennaio 1994, n. 53, si riferisce ad una copia analogica, l’attestazione stessa è apposta in calce o a margine della copia o su foglio separato, che sia però congiunto materialmente alla medesima.

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Direttore Scientifico: Luca Marco Rasia
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