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LE NOTIFICHE IN PROPRIO DEGLI AVVOCATI - Testo Aggiornato

La notifica in proprio degli avvocati. Notifica mezzo posta, notifica via PEC. Un completo vademecum

Come si predispone il messaggio PEC

 

4. Come si predispone il messaggio PEC

La notificazione avviene “…mediante allegazione dell’atto da notificarsi al messaggio di posta elettronica certificata…”, quindi le modalità pratiche di esecuzione sono le seguenti:

1) creare un nuovo messaggio PEC dal programma di posta elettronica adeguatamente configurato per l’utilizzazione dell’account PEC (possono essere utilizzati sia i programmi client residenti nel computer del mittente: per es. Thunderbird, Outlook, Mail, ecc.) ovvero utilizzando i servizi di webmail messi a disposizione dai gestori PEC;
2) compilare il campo destinatario riportando la casella PEC tratta da pubblici elenchi (vedi nota 35);
3) compilare l’oggetto del messaggio con la seguente dicitura obbligatoria: “Notificazione ai sensi della legge n. 53 del 1994”;
4) allegare al messaggio l’atto/atti da notificare come precedentemente predisposti e la relazione di notificazione.

All’esito delle allegazioni il messaggio apparirà composto in modo analogo all’immagine che segue.

MailEvidenziata

Se si utilizza per l’invio il servizio webmail del proprio gestore PEC assicurarsi che sia stata scelta quale tipologia di ricevuta quella “completa”, richiesta per la validità della notificazione dall’art. 18 DM 44/2011; tale verifica non è necessaria se si invia il messaggio da un programma di posta elettronica di uso comune (Thunderbird, Outlook, Mail), in quanto non risulta che alcuno di essi sia dotato della possibilità di scelta della tipologia di ricevuta ed automaticamente viene generata una ricevuta “completa”; per il caso di utilizzo di programmi specifici che dovessero gestire la tipologia di ricevuta si raccomanda di controllare che la tipologia di ricevuta sia quella “completa”.

A questo punto si può procedere con l’invio del messaggio.

 

5. Quando si perfeziona la notifica al fine del rispetto dei termini processuali

La notifica si perfeziona solo nel caso in cui la ricevuta di avvenuta consegna (la seconda ricevuta) abbia avuto esito positivo.

In tal caso la notifica si dà per avvenuta:

  • per chi notifica nella data, ora, minuto, secondo indicati nella ricevuta di avvenuta accettazione (corrisponde alla consegna dell’atto all’ufficio postale).
  • per il destinatario della notifica nella data, ora, minuto, secondo indicati nella ricevuta di avvenuta consegna (la ricezione coincide con la conferma inviata dal gestore PEC del destinatario, indipendentemente dall’effettiva lettura del messaggio da parte del destinatario76).

Normalmente l’una segue l’altra a distanza di pochi attimi, ma potrebbe accadere anche che ci siano dei ritardi.

Qualora sorgessero problemi nella messa a disposizione del messaggio al destinatario, il mittente si vedrà recapitare entro 24 ore un avviso di mancata consegna con l’indicazione dei motivi del mancato buon fine dell’invio del messaggio77.

La nullità, anche per le notifiche a mezzo pec, non può mai essere pronunciata se l’atto ha raggiunto lo scopo a cui è destinato78.

L’articolo 16 septies del D.L. D.L. 179/2012 prevede che quanto previsto dall’articolo 147 c.p.c. si applichi anche alle notifiche PEC. Quindi se il messaggio PEC è inviato dopo le ore 21, la notificazione si considera perfezionata alle ore 7 del giorno successivo. Tale norma però non prevede la scissione tra il momento di perfezionamento della notifica per il notificante ed il tempo di perfezionamento della notifica per il destinatario espressamente disposta, invece, ad altri fini dal precedente articolo 16 quater, come qui sopra indicato79. Di conseguenza, il limite delle ore 21 si applica anche al notificante e, in caso di generazione dell’avviso di accettazione dopo le 21, la notifica si considererà perfezionata per il notificante stesso alle ore 7 del giorno successivo.

 

6. Verifica del buon fine della notificazione

Come previsto dalla normativa istitutiva del servizio della Posta Elettronica Certificata, la procedura di invio di un messaggio PEC comporta la ricezione di due messaggi di conferma:

- la ricevuta di accettazione inviata dal proprio gestore PEC, che conferma la presa in carico del messaggio e contiene i dati che costituiscono prova dell’avvenuta spedizione, con l’indicazione di data, ora, minuto e secondo dell’operazione;
- la ricevuta di avvenuta consegna, inviata dal gestore PEC del destinatario, che conferma la messa a disposizione del messaggio nella casella di posta elettronica del destinatario e certifica il momento della consegna indicando data, ora, minuto e secondo dell’operazione e contiene una copia integrale del messaggio inviato, compresi gli allegati.

mailElenco

Il messaggio di avvenuta consegna quindi è la prova del perfezionamento della notifica e riporta tutte le indicazioni relative al momento esatto in cui la notifica si è perfezionata.

mailConsegnaEvidenziato

 

7. Prova della notificazione

La prova della regolarità della notificazione è costituita, come accennato più sopra, dai file informatici del messaggio inviato, della ricevuta di accettazione e della ricevuta di avvenuta consegna: in particolare quest’ultima prova il perfezionamento della notificazione in capo al destinatario e, contenendo anche copia del messaggio inviato, ivi compresi gli allegati, è in grado di provare non solo il momento del perfezionamento, ma anche l’oggetto della notificazione ed il suo contenuto.

Al fine di fornire la prova della notificazione, quindi, dovranno essere prodotti i suddetti file (che saranno stati opportunamente salvati nella cartella creata nel computer) nel formato proposto dal client di posta utilizzato o dalla web mail. I file non devono mai essere salvati in formato .txt, perché tale formato comporta la perdita delle proprietà del file e ciò non consentirebbe di fornire la prova della ricezione della PEC.

L’art. 19 bis delle citate Specifiche tecniche ha introdotto la possibilità di produrre i file mediante deposito telematico, ovviamente davanti agli Uffici Giudiziari dove ciò è previsto (Tribunali e Corti d’Appello).

In tali casi, il deposito deve essere eseguito, ovviamente, mediante il redattore atti. L’atto o il provvedimento notificato (in formato .pdf, o .pdf.p7m se firmato in CAdES) dovrà essere caricato come atto principale (nel caso di citazione) o come allegato (nella maggior parte dei casi, dove l’atto principale sarà una nota di deposito), mentre le due ricevute (in formato .eml o.msg) dovranno essere caricate sempre come allegati. Al momento della creazione della busta si procederà come di consueto sottoscrivendo digitalmente il file principale e quello DatiAtto.xml. Non si dovrà quindi depositare copie scansionate dei file notificati.

Solo ed esclusivamente davanti agli Uffici Giudiziari che non prevedono la possibilità di depositare telematicamente (Corte di Cassazione e Giudice di Pace) si dovrà procedere, in linea con quanto previsto dall’art. 9 della Legge 53/1994, con l’esibizione della prova della notificazione stampata su carta.

A tal fine sarà necessario stampare:

1) il messaggio di PEC di invio della notificazione;
2) tutti gli atti allegati;
3) la ricevuta di accettazione;
4) la ricevuta di avvenuta consegna.

Di tali documenti dovrà essere attestata la conformità rispetto ai documenti informatici da cui le copie sono state tratte, che potrà essere apposta in calce o a margine della copia stessa o su foglio separato, che sia però congiunto materialmente alla medesima80. Per l’attestazione si può utilizzare l’applicativo reperibile sul sito dell’Unione Triveneta.

Appare opportuno ricordare che all’avvocato che certifica la conformità all’originale è esplicitamente attribuita la qualifica di pubblico ufficiale, con quanto ne consegue in termini di responsabilità, anche disciplinare81.

Ovviamente per il caso di contestazione della validità della notificazione si potrà comunque procedere a tutte le verifiche del caso utilizzando i file relativi al messaggio di PEC inviato, alla ricevuta di accettazione ed alla ricevuta di avvenuta consegna.

 

8. Comunicazione alla cancelleria dell’opposizione a decreto ingiuntivo o dell’impugnazione di sentenza

Se l’atto di citazione d’appello o di opposizione a decreto ingiuntivo è stato notificato stata eseguita ai sensi della L. 53/1994, l’avvocato notificante dovrà procedere ai sensi dell’art. 9 della citata legge, nonché in ossequio al combinato disposto degli artt. 645 c.p.c. e 123 disp. att. c.p.c. In base a tali disposizioni “contestualmente” alla notifica si deve procedere alla comunicazione della stessa alla cancelleria del giudice che ha pronunciato il provvedimento impugnato, depositando altresì copia dell’atto notificato e dell’attestazione dell’avvenuta notifica.

Tale comunicazione dovrà essere effettuata mediante deposito telematico sotto forma di “istanza generica”, previa creazione di un nuovo fascicolo all’interno del redattore, riportando i dati del procedimento monitorio.

In particolare il notificante depositerà telematicamente nel fascicolo del procedimento monitorio, come atto principale, la comunicazione di avvenuta impugnazione, dove dovranno essere indicati i dati identificativi del provvedimento impugnato e delle parti, nonché l’elencazione della documentazione che allegherà e che varierà a seconda che la notifica sia avvenuta a mezzo:

- posta: copia dell’atto notificato con la relazione di avvenuta notifica, con attestazione di conformità, nonché la procura alle liti;

- PEC: duplicato dell’atto di citazione notificato e delle ricevute di accettazione e avvenuta consegna, nonché la procura alle liti.

Quanto sopra costituisce onere aggiuntivo (generalmente adempiuto dall’ufficiale giudiziario) per gli avvocati che effettuano le notifiche in proprio.

[←76]

Art. 6, comma 5 DPR 11/02/2005 n. 68.

[←77]

DPCM 2 novembre 2005 Articolo 13 (Avvisi di mancata consegna): “1. Qualora il gestore del mittente non abbia ricevuto dal gestore del destinatario, nelle dodici ore successive all’inoltro del messaggio, la ricevuta di presa in carico o di avvenuta consegna del messaggio inviato, comunica al mittente che il gestore del destinatario potrebbe non essere in grado di realizzare la consegna del messaggio. 2. Qualora, entro ulteriori dodici ore, il gestore del mittente non abbia ricevuto la ricevuta di avvenuta consegna del messaggio inviato, inoltra al mittente un ulteriore avviso relativo alla mancata consegna del messaggio entro le 24 ore successive all’invio, così come previsto dal decreto del Presidente della Repubblica n. 68 del 2005”.

[←78]

Corte di Cassazione a Sezioni Unite sentenza n. 7665 del 23 febbraio / 18 aprile 2016.

[←79]

Corte di Cassazione, sezione lavoro, n. 8886 del 4/ maggio 2016.

[←80]

Art. 16undecies, comma 1 D.L. 179/2012 “Quando l’attestazione di conformità prevista dalle disposizioni della presente sezione, dal codice di procedura civile e dalla legge 21 gennaio 1994, n. 53, si riferisce ad una copia analogica, l’attestazione stessa è apposta in calce o a margine della copia o su foglio separato, che sia però congiunto materialmente alla medesima.

[←81]

Art. 16undecies, comma 3 bis D.L. 179/2012 “I soggetti di cui all’articolo 16decies, comma 1, che compiono le attestazioni di conformità previste dalle disposizioni della presente sezione, dal codice di procedura civile e dalla legge 21 gennaio 1994, n. 53, sono considerati pubblici ufficiali ad ogni effetto.”.

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