Regolamento Processo Amministrativo telematico

Regolamento e Specifiche Tecniche del Processo Amministrativo telematico, DPCM 40 del 16/02/2016

Specifiche Tecniche - Parte II (artt. 11 - 18)

 

SPECIFICHE TECNICHE - II

 

Art. 11.
Trasmissione dei fascicoli con modalita' telematiche - art. 12 del Regolamento

1. La trasmissione dei fascicoli informatici di primo grado con modalita' telematiche da parte dei Tribunali Amministrativi Regionali e del Tribunale Regionale di giustizia amministrativa del Trentino-Alto Adige al Consiglio di Stato o al Consiglio di giustizia amministrativa per la Regione Siciliana, avviene, tramite S.I.G.A., mediante accesso diretto al fascicolo di primo grado da parte dei soggetti abilitati.
2. La trasmissione del fascicolo informatico o di suoi singoli atti, da e verso organi giurisdizionali diversi da quelli indicati al comma 1 avviene, in ogni stato e grado del giudizio, per via telematica con le modalita' stabilite in virtu' di apposite Convenzioni stipulate dal Segretariato Generale della Giustizia Amministrativa.

Art. 12.
Formato degli atti e dei documenti processuali - art. 11 del Regolamento

1. L'atto del processo in forma di documento informatico puo' essere depositato esclusivamente nei seguenti formati;
a) PDF - PDF/A ottenuto da trasformazione di un documento testuale, senza restrizioni per le operazioni di selezione e copia parti. Non e' ammessa la scansione di copia per immagine, fatta eccezione per gli atti di cui ai successivi commi 3 e 4;
b) testo piano senza formattazione (estensione TXT);
c) testo formattato (estensione RTF);
d) archivio compresso WinZip (estensione zip) o WinRAR (estensione rar), nei formati di cui alle lettere precedenti.
2. I formati indicati non devono contenere restrizioni al loro utilizzo per selezione e copia integrale o parziale.
3. I documenti allegati e la procura alle liti possono essere depositati esclusivamente nei seguenti formati;
a) PDF ottenuto da trasformazione di un documento testuale, senza restrizioni per le operazioni di selezione e copia parti;
b) testo piano senza formattazione (estensione TXT);
c) Extended Markup Language (estensione xml);
d) Immagini (estensioni: jpg, jpeg, gif, tiff, tif);
e) messaggi di posta (estensioni: eml, msg), purche' contenenti file nei formati di cui alle lettere precedenti;
f) archivio compresso WinZip (estensione zip) o WinRAR (estensione rar), nei formati di cui alle lettere da a) a f) del presente comma.
4. I documenti digitali possono essere depositati in un formato diverso dai formati indicati al comma 3 quando il diverso formato e' richiesto da specifiche disposizioni normative.
5. Il deposito di atti e documenti in formato Immagini e di documenti PDF ottenuti da copia per immagini di originali cartacei e' ammesso esclusivamente nel caso in cui i documenti originali siano disponibili solo in versione cartacea.
6. La struttura del documento con firma digitale e' PAdES-BES.
7. La modalita' di apposizione della firma digitale o della firma elettronica qualificata e' del tipo «firme multiple» e prevede che uno o piu' soggetti firmino, ognuno con la propria chiave privata, lo stesso documento. Il sistema consente anche l'apposizione di una firma singola.

Art. 13.
Comunicazioni per via telematica - art. 13 del Regolamento

1. Le comunicazioni di Segreteria nei confronti di qualsiasi soggetto tenuto per legge a dotarsi di PEC sono effettuate esclusivamente con modalita' telematiche, avvalendosi di funzionalita' disponibili nel sistema informatico, agli indirizzi PEC individuali risultanti dai pubblici elenchi. Le comunicazioni avvengono attraverso un gestore di dominio certificato e predefinito, che rilascia e gestisce appositi indirizzi di PEC, dedicati in maniera esclusiva allo svolgimento di tale funzionalita'.
2. Le comunicazioni nei confronti delle pubbliche amministrazioni non costituite in giudizio sono effettuate esclusivamente a mezzo PEC utilizzando gli indirizzi PEC del Registro delle PP.AA. L'accesso ai Registri formati e gestiti presso il Ministero della giustizia nonche' presso il Ministero dello sviluppo economico avviene previo accordo e con le modalita' tecniche concordate con i medesimi Ministeri.
3. Alle comunicazioni a mezzo PEC nei confronti dell'Avvocatura dello Stato o di altri soggetti pubblici si procede in cooperazione applicativa, ai sensi dell'articolo 47, comma 1, del CAD.
4. In tutti i casi in cui il codice del processo amministrativo prevede che sia data comunicazione del provvedimento giurisdizionale, questa avviene mediante messaggio PEC contenente gli estremi del provvedimento e l'indicazione che il provvedimento e' visualizzabile nel fascicolo informatico e, comunque, nell'area pubblica del Sito istituzionale della Giustizia Amministrativa.
5. La comunicazione di segreteria e' allegata in formato PDF al messaggio PEC che riporta un codice che la identifica univocamente.
6. Le ricevute di consegna e di mancata consegna sono di tipo completo e contengono in allegato il messaggio originale e i dati di certificazione del gestore certificato del destinatario.
7. Le ricevute di consegna e di mancata consegna, elaborate dal S.I.G.A., sono conservate nel fascicolo informatico.
8. Qualora la comunicazione non possa essere eseguita per un errore non superabile imputabile al Sistema, l'invio della comunicazione viene ripetuto e, in caso di ulteriore avviso di mancata consegna, la comunicazione viene effettuata dalla Segreteria a mezzo fax; in caso di ulteriore impossibilita', si procede secondo le modalita' di cui all'articolo 45 disp. att. c.p.c.
9. Quando la comunicazione a mezzo PEC non risulti andata a buon fine per cause imputabili al destinatario, come attestato dalla ricevuta di mancata consegna, la comunicazione si ha per eseguita presso la Segreteria dell'Ufficio Giudiziario presso cui pende il ricorso. Il S.I.G.A. consente al difensore, attraverso il portale dell'avvocato ovvero attraverso ulteriori modalita' telematiche, successivamente definite e che verranno rese note sul Sito istituzionale, di essere informato circa l'esito della comunicazione.
10. La comunicazione che contiene dati sensibili e' effettuata per estratto con contestuale messa a disposizione dell'atto integrale nell'apposita area del Sito Istituzionale, nel rispetto dei requisiti di sicurezza, con modalita' tali da garantire l'identificazione dell'autore dell'accesso e la tracciabilita' delle relative attivita'.
11. Il S.I.G.A. garantisce la conservazione dei log dei messaggi transitati attraverso il proprio gestore di posta elettronica certificata per 5 anni dalla definitivita' del provvedimento che conclude il procedimento, registrando le seguenti informazioni;
Codice identificativo univoco assegnato al messaggio originale, Data ed ora dell'invio, Esito invio, Destinatario messaggio, Mittente messaggio, Tipo ricevute pervenute, Eventuale errore restituito, Data e ora della consegna.

Art. 14.
Notificazioni per via telematica - articoli 8 e 14 del Regolamento

1. Le notificazioni da parte dei difensori possono essere effettuate esclusivamente utilizzando l'indirizzo PEC risultante dai pubblici elenchi, nei confronti dei destinatari il cui indirizzo PEC risulti dai medesimi pubblici elenchi.
2. Le notificazioni nei confronti delle pubbliche amministrazioni non costituite in giudizio sono effettuate esclusivamente avvalendosi degli indirizzi PEC del Registro delle P.P. AA., fermo restando quanto previsto, anche in ordine alla domiciliazione delle stesse, dal regio decreto 30 ottobre 1933, n. 1611, in materia di rappresentanza e difesa in giudizio dello Stato.
3. Il difensore procede al deposito della copia per immagine della procura conferita su supporto cartaceo e ne attesta la conformita' all'originale, ai sensi dell'articolo 22 del CAD, mediante sottoscrizione con firma digitale.
4. In presenza di piu' procure e' possibile l'allegazione all'atto notificato di uno o piu' documenti contenenti la scansione per immagini di una o piu' procure.
5. Il deposito della documentazione riguardante la notificazione e' effettuato con modalita' telematiche, secondo quanto previsto dagli articoli 6, 7 e 8.
6. Qualora l'atto di parte sia stato notificato con modalita' cartacea, il relativo deposito in giudizio deve essere comunque effettuato con modalita' telematiche, nel rispetto dei formati di cui all'articolo 12. Quando la notifica abbia riguardato la copia analogica di un atto in originale informatico, la prova della medesima e' data mediante deposito di copia informatica della relativa documentazione, dichiarata conforme a quanto notificato con le modalita' di cui all'articolo 14, comma 5, del Regolamento, nel rispetto dei formati previsti per i documenti. Qualora l'atto notificato con modalita' cartacea consista, nei casi consentiti, in un atto nativo analogico, la prova della notifica e' data mediante il deposito di copia informatica della relativa documentazione analogica, dichiarata conforme a quanto notificato con le modalita' di cui all'articolo 14, comma 5, del Regolamento, nel rispetto dei formati previsti per i documenti.
7. Nel ricorso elettorale, di cui all'articolo 129, comma 3, lettera a) del CPA, il ricorrente in possesso di firma digitale e di un proprio indirizzo PEC puo' effettuare la notifica del ricorso a mezzo PEC nei confronti dei destinatari con indirizzi PEC risultanti dai pubblici elenchi di cui ai commi 1 e 2.
8. La segreteria dell'Ufficio giudiziario adito, ricevuto il deposito del ricorso elettorale con modalita' telematiche, provvede alla sua immediata pubblicazione sul Sito istituzionale, area «Ricorsi elettorali» accessibile a tutti, senza necessita' di previa autenticazione.

Art. 15.
Requisiti della casella di PEC del soggetto abilitato esterno - art. 15 del Regolamento

1. La casella PEC del difensore contenuta nei pubblici elenchi ed utilizzata nel processo amministrativo telematico deve disporre di uno spazio disco non inferiore a 1 Gigabyte.

Art. 16.
Richiesta e rilascio di copie di atti e documenti - art. 16 del Regolamento

1. La richiesta telematica di copie di atti e documenti processuali e' effettuata attraverso apposita funzionalita' disponibile sul Sito Istituzionale.
2. La richiesta e' effettuata indicando il numero di protocollo degli atti, documenti o provvedimenti di cui si richiede duplicato informatico o copia autentica, digitale o cartacea.
3. La richiesta e' effettuata mediante la compilazione di un apposito modulo disponibile sul Sito Istituzionale.
4. Al richiedente e' assegnato un codice identificativo univoco associato all'intero flusso di gestione della richiesta e di rilascio della copia.
5. Il rilascio della copia informatica di atti e documenti e' eseguito previo pagamento dei relativi diritti, con le modalita' previste dal decreto del Presidente della Repubblica 30 maggio 2002, n. 115 e successive modificazioni.
6. Il S.I.G.A. comunica all'interessato in apposita sezione del Sito istituzionale l'importo da versare per i diritti di copia, calcolato in base alle vigenti disposizioni normative, secondo le indicazioni fornite dall'interessato al momento dell'individuazione dei documenti di cui ha chiesto copia. Insieme all'importo dei diritti e degli oneri viene comunicato all'interessato anche l'identificativo univoco associato al flusso di gestione della richiesta di rilascio della copia.
7. La copia richiesta e' rilasciata a mezzo PEC o, ove richiesto, con modalita' cartacee direttamente dalla Segreteria, solo dopo che e' pervenuta la ricevuta telematica del pagamento.
8. Se la copia richiesta riguarda documenti che, per la loro tipologia o dimensione, non possono essere inviati con PEC, la Segreteria comunica al richiedente, con messaggio PEC, che la copia puo' essere ritirata presso gli uffici giudiziari.
9. La copia «uso studio» dei provvedimenti, resa disponibile nel Sito istituzionale, e' visualizzabile e scaricabile da chiunque vi abbia interesse, senza pagamento dei diritti di copia.

Art. 17.
Consultazione dei dati identificativi delle questioni pendenti e accesso al fascicolo informatico - articoli 17 e 18 del Regolamento

1. L'accesso ai servizi di consultazione dei dati identificativi delle questioni pendenti, l'accesso al fascicolo informatico e alle altre informazioni rese disponibili dalla Giustizia Amministrativa avviene tramite il Sito Istituzionale, nel rispetto delle disposizioni del CAD e del Codice dei dati personali.
2. L'accesso ai dati essenziali identificativi delle questioni pendenti, resi ostensibili in modo tale da garantire la riservatezza dei nomi delle parti ai sensi dell'articolo 51 del Codice dei dati personali, e' consentito, senza necessita' di autenticazione, a chiunque vi abbia interesse attraverso il Sito Istituzionale, Area pubblica, attivita' istituzionale, attraverso appositi link. In tale aerea sono accessibili, in forma anonima, le informazioni riguardanti Udienza, Calendario Udienze, Ruolo Udienza, Ricorsi, Provvedimenti.
3. Con le medesime modalita' descritte al comma 2, e' consentito l'accesso alle copie «uso studio» dei provvedimenti giudiziari pubblicati nel «Motore di ricerca» del Sito Istituzionale, ai sensi dell'articolo 56 del CAD, con le cautele previste dalla normativa in materia di tutela dei dati personali.
4. L'accesso alle altre informazioni e' consentito esclusivamente ai soggetti abilitati, tramite apposite credenziali rilasciate dal Segretariato Generale della Giustizia Amministrativa.

Art. 18.
Accesso al fascicolo informatico - articoli 17 e 18 del Regolamento

1. I magistrati accedono alle informazioni, agli atti, ai documenti e ai provvedimenti contenuti nei fascicoli informatici di loro competenza, nonche' a tutti i dati relativi alla propria attivita' istituzionale, attraverso la sezione riservata del Sito Istituzionale denominata «Portale del magistrato», utilizzando le proprie credenziali (username e password).
2. Gli ausiliari del giudice accedono ai servizi di consultazione del fascicolo processuale, nei limiti dell'incarico ricevuto, attraverso una sezione riservata del Sito Istituzionale denominata «Ausiliari del Giudice», inserendo le proprie credenziali (username e password). La richiesta di credenziali e' effettuata per via telematica utilizzando l'apposita funzione del sito istituzionale. Le credenziali sono rilasciate a mezzo PEC, con le stesse modalita' di seguito previste per i difensori, all'indirizzo risultante da pubblici elenchi e sono disattivate al termine dell'incarico.
3. L'avvocato difensore munito di procura, anche se non costituito in giudizio, puo' richiedere il rilascio delle credenziali di accesso al fascicolo informatico utilizzando l'apposita funzione presente nel Portale dell'Avvocato. Le credenziali, rilasciate con le modalita' indicate nel presente articolo, sono disattivate decorsi 60 giorni dalla data del rilascio.
4. Ai fini del rilascio delle credenziali di accesso, l'avvocato difensore deve fornire i propri dati identificativi.
5. Le credenziali di accesso sono inviate all'indirizzo PEC del difensore, previa verifica della correttezza dei dati identificativi comunicati.
6. La password comunicata deve essere necessariamente cambiata al primo accesso.
7. I difensori appartenenti agli uffici legali di enti pubblici che abbiano dichiarato al ReGIndE una PEC collettiva, anche al fine di accedere ai fascicoli informatici dei giudizi nei quali assumono il patrocinio, devono comunicare al ReGIndE un indirizzo di PEC personale, con le modalita' specificate in apposita sezione del Sito Istituzionale. Le credenziali di accesso sono inviate dal S.I.G.A. a tale indirizzo, previa verifica della correttezza dei dati identificativi.
8. Le parti che possono stare in giudizio personalmente possono accedere al S.I.G.A. tramite una apposita sezione riservata del Sito Istituzionale. La richiesta delle credenziali di accesso (username e password) e' presentata all'Ufficio giudiziario interessato, anche attraverso invio tramite PEC di apposito modulo reso disponibile sul sito istituzionale, ed e' inoltrata dall'Ufficio giudiziario al Segretariato della Giustizia Amministrativa mediante l'apposita funzione presente nel Sito Istituzionale.
9. L'accesso delle parti private e pubbliche abilitate all'accesso al fascicolo processuale tenuto con modalita' informatiche avviene attraverso una sezione riservata del Sito istituzionale denominata «Parti», utilizzando apposite credenziali di accesso personale (username e password). Le credenziali sono rilasciate, previa identificazione, alla PEC del soggetto richiedente.
10. Il Segretariato della Giustizia Amministrativa fornisce al personale delle Segreterie le credenziali necessarie all'espletamento delle proprie attivita' istituzionali. La richiesta di rilascio delle credenziali di accesso e' presentata con PEC dal Segretario Generale dell'ufficio giudiziario o dal Dirigente amministrativo, responsabili della corretta gestione delle credenziali, al Responsabile del SIGA nel rispetto delle direttive impartite dal Segretario Generale della Giustizia Amministrativa.
11. La password assegnata agli aventi titolo e' efficace per non oltre tre mesi dalla data di rilascio trascorsi i quali deve essere cambiata, ed e' comunque disattivata decorsi 6 mesi dalla data del rilascio senza che sia stata utilizzata.
12. Nel caso di scadenza della password o di accesso al S.I.G.A.
con password erronea per piu' di tre tentativi, l'accesso al sito e' interdetto e la procedura di accreditamento deve essere ripetuta.
13. Le credenziali di accesso rilasciate per l'accesso al S.I.G.A.
sono strettamente personali e sono incedibili. Il titolare delle credenziali e' responsabile del loro uso e risponde per ogni accesso indebito al sistema nonche' per l'eventuale indebita divulgazione a terzi di dati riservati.
14. Gli accessi ai dati processuali del S.I.G.A. sono tracciati da log che sono conservati con modalita' protetta per dieci anni e sono consegnati periodicamente al Responsabile per il trattamento dei dati.
15. Diverse modalita' per l'identificazione degli aventi titolo all'accesso e per il rilascio delle relative password possono essere stabilite dal Segretariato Generale della Giustizia Amministrativa.
16. Ulteriori modalita' di autenticazione informatica potranno essere adottate a seguito di evoluzione tecnologica del Sistema secondo le previste procedure di adeguamento dei parametri tecnici.
17. In tutti i casi di cui alla presente disposizione l'accesso, nel rispetto dei principi di pertinenza e non eccedenza, e' consentito previa identificazione degli utenti abilitati in conformita' all'articolo 64 del CAD.