CAPO II - SISTEMI INFORMATICI DEL DOMINIO GIUSTIZIA (artt. 3 - 14)

CAPO II
SISTEMI INFORMATICI DEL DOMINIO GIUSTIZIA

Articolo 3 (Infrastrutture informatiche)
1. Il sistema informatico del Ministero della giustizia è articolato, salvo le infrastrutture unitarie e comuni, a livello nazionale, interdistrettuale e distrettuale. In fase transitoria e quando ragioni tecniche lo rendono assolutamente necessario, possono essere mantenute strutture a livello locale (di circondario).
2. Fermo quanto previsto da altre disposizioni, costituiscono infrastrutture unitarie e comuni le banche dati e i sistemi informatici indicati nell’allegato 1.
3. Il sistema di posta elettronica certificata è gestito dal fornitore presso la propria sala server, oppure presso una sala server del Ministero della giustizia, secondo le linee guida su interoperabilità e sicurezza.
4. Il dispiegamento di detti sistemi rispetta le disposizioni di cui al decreto del Ministro della giustizia in data 27 aprile 2009, recante “Nuove regole procedurali relative alla tenuta dei registri informatizzati dell'amministrazione della giustizia”.
5. Il Direttore generale DGSIA emana ed aggiorna periodicamente, con proprio decreto, le linee guida per la organizzazione e gestione del sistema informatico, sentito il Garante per la protezione dei dati personali. Le linee guida sono rese note con gli opportuni strumenti di comunicazione ed in ogni caso sul sito internet dell’Amministrazione.
6. Le strutture elaborative serventi ed i dati sono allocati in corrispondenza delle componenti di cui ai commi precedenti.

Articolo 4 (Gestore della posta elettronica certificata del Ministero della giustizia)
1. Il Ministero della giustizia si avvale del proprio gestore di posta elettronica certificata, che rilascia e gestisce apposite caselle di PEC degli uffici giudiziari e degli UNEP da utilizzare esclusivamente per i servizi previsti dal Regolamento, nel rispetto delle specifiche tecniche riportate nel presente provvedimento.
2. Le caselle appartengono ad apposito sottodominio (civile.ptel.giustiziacert.it e penale.ptel.giustiziacert.it) e possono ricevere unicamente messaggi di posta elettronica certificata. I messaggi di posta elettronica ordinaria vengono automaticamente scartati.
3. Il gestore dei servizi telematici utilizza i protocolli POP3S, IMAPS e SMTPS per collegarsi al gestore di posta elettronica certificata del Ministero.
4. La codifica dei singoli uffici, comprensiva del relativo indirizzo di PEC, è contenuta nel catalogo dei servizi telematici di cui all’articolo 5, comma 3.
5. Non possono essere utilizzate caselle di PEC diverse da quelle di cui ai commi precedenti per la trasmissione e il deposito di atti processuali.
6. Il Ministero della giustizia conserva il log dei messaggi, pervenuti e transitati attraverso il proprio gestore di posta elettronica certificata, per cinque anni. A tal fine, il gestore di PEC del Ministero invia giornalmente, a una casella di posta di sistema, il log in formato CSV. Il file contenente il log è protetto mediante tecniche crittografiche in grado di garantire la lettura del file al solo Ministero della giustizia. Il log, sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata, è relativo a tutti gli indirizzi del sottodominio delle caselle del processo telematico e contiene tutti gli eventi relativi ai messaggi pervenuti e transitati, conservando le seguenti informazioni;
a) il codice identificativo univoco assegnato al messaggio originale;
b) la data e l’ora dell’evento;
c) il mittente del messaggio originale;
d) i destinatari del messaggio originale;
e) l’oggetto del messaggio originale;
f) il tipo di evento (accettazione, ricezione, consegna, emissione ricevute, errore, ecc.);
g) il codice identificativo dei messaggi correlati generati (ricevute, errori, ecc.);
h) il gestore mittente.
7. Un apposito modulo nell’ambito del PST comprende i componenti funzionali necessari per l’acquisizione, il salvataggio e l’interrogazione dei log prodotti dal servizio di PEC.
8. I web service d’interrogazione dei log PEC sono disponibili ai sistemi interni al dominio Giustizia.
9. Le comunicazioni di atti e documenti tra l’ufficio del pubblico ministero e gli ufficiali ed agenti di polizia giudiziaria nella fase delle indagini preliminari, avvengono anche mediante i gestori di posta elettronica certificata delle forze di polizia; in questo caso il gestore dei servizi telematici utilizza un canale sicuro protetto da un meccanismo di crittografia mediante i protocolli POP3S o HTTPS, al fine di evitare la trasmissione in chiaro delle credenziali di accesso e dei messaggi.

Articolo 5 (Portale dei servizi telematici)
1. Il PST è accessibile all’indirizzo https://pst.giustizia.it ed è composto di una “area pubblica” e di una “area riservata”.
2. L’area pubblica, denominata “Servizi online Uffici Giudiziari”, è composta da tutte le pagine web e i servizi del portale disponibili ad accesso senza l’impiego di apposite credenziali, sistemi di identificazione e requisiti di legittimazione; in essa sono disponibili le seguenti tipologie d’informazione;
a) Informazioni e documentazione sui servizi telematici del dominio giustizia;
b) Raccolte giurisprudenziali;
c) Informazioni essenziali sullo stato dei procedimenti pendenti, rese disponibili in forma anonima; in questo caso, i parametri e i risultati di ricerca riportano i dati identificativi dei procedimenti limitatamente a: numero di ruolo generale, tipo di registro, ufficio giudiziario procedente, ritualità, oggetto del fascicolo, nome del magistrato, sezione, , data dell’atto introduttivo, data della prossima udienza, numero ed anno del provvedimento, stato del fascicolo, storico del procedimento, con indicazione delle date di udienza ed annotazione dell’evento, senza riferimenti in chiaro ai nomi o ai dati personali delle parti e tali per cui non sia possibile risalire all’identità dell’interessato. Il canale di comunicazione per l’accesso a tali informazioni è cifrato (HTTPS).
3. Il catalogo dei servizi telematici è consultabile nella sezione “Servizi” dell’Area Pubblica, nonché mediante appositi web services, documentati nella sezione “Documentazione” nella voce “Altro”.
4. Nell’area riservata sono disponibili informazioni, dati e provvedimenti giudiziari in formato elettronico, secondo quanto previsto all’articolo 27 del Regolamento, nonché i servizi di pagamento telematico e di richiesta copie.

Articolo 6 (Identificazione informatica)
1. L’identificazione informatica per i soggetti abilitati esterni e gli utenti privati avviene sul PST mediante carta nazionale dei servizi o SPID con livello di sicurezza almeno pari a 2 e sul punto di accesso mediante autenticazione a due fattori oppure tramite token crittografico (smart card, chiavetta USB o altro dispositivo sicuro) o SPID con livello di sicurezza almeno pari a 2, in conformità all'articolo 64 del CAD; in caso si utilizzi il token crittografico, l’identificazione avviene nel rispetto dei seguenti requisiti;
a) Il certificato deve essere rilasciato da un certificatore accreditato dall’Agenzia per l’Italia Digitale ai sensi dell'art 29 del CAD, che si fa garante dell’identità del soggetto;
b) Il certificato deve rispettare il profilo del certificato previsto dalla Carta Nazionale dei Servizi (CNS), facendo riferimento all’Appendice 1 del documento rilasciato dal CNIPA: “Linee guida per l’emissione e l’utilizzo della Carta Nazionale dei Servizi”. L’estensione Certificate Policy (2.5.29.32) può essere valorizzata con un Object Identifier (OID) definito dalla CA;
c) In termini di sicurezza, i dispositivi ammessi sono i dispositivi personali consentiti per la firma elettronica qualificata e quindi smart card e token USB, secondo quanto previsto dalla normativa vigente. I dispositivi sicuri devono essere certificati Common Criteria EAL4+ con traguardo di sicurezza o profilo di protezione conforme alle disposizioni comunitarie;
d) In termini d’interoperabilità, sono ammissibili dispositivi che consentano la disponibilità di entrambe le interfacce PKCS#11 e CSP; in particolare, entrambe le interfacce devono consentire l’accesso alla procedura d’identificazione forte mediante digitazione del PIN da parte dell’utente; il dispositivo deve inoltre rispettare la strutturazione del file system come da specifiche CNS.
2. In fase di identificazione tramite token crittografico, il punto di accesso o il PST verifica la validità del certificato presente nel token crittografico utilizzato dall’utente che accede; prima di consentire qualunque operazione, inoltre, il punto di accesso verifica che il token crittografico sia collegato alla postazione; in caso contrario, invalida e termina la sessione.
3. Il Ministero della giustizia verifica, anche attraverso opportune visite ispettive, che i punti di accesso rispettino i predetti requisiti.
4. La violazione delle regole di sicurezza di cui ai precedenti commi comporta per il punto di accesso la sospensione dell’autorizzazione a erogare i servizi, fino al definitivo adeguamento ai suddetti requisiti.
5. L’identificazione informatica per i soggetti abilitati interni avviene ai sensi dell’articolo 12.

Articolo 7 (Registro generale degli indirizzi elettronici)
1. Il ReGIndE è gestito dal Ministero della giustizia e contiene i dati identificativi nonché l’indirizzo di PEC dei soggetti abilitati esterni.
2. Il ReGIndE censisce i soggetti abilitati esterni che intendono fruire dei servizi telematici di cui al Regolamento.
3. I sistemi di gestione informatizzata dei registri di cancelleria utilizzano il ReGIndE al fine di evitare l’inserimento manuale dei dati.
4. Le categorie di soggetti (nel prosieguo anche enti) il cui profilo anagrafico alimenta il ReGIndE sono;
a) soggetti rappresentanti un ente pubblico o privato, chiamati a svolgere una specifica attività processuale nell’ambito di procedimenti civili o penali, escluse le parti private;
b) professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge;
c) professionisti non iscritti ad alcun albo: tutti i soggetti nominati dal giudice come consulenti tecnici d’ufficio, periti o più in generale ausiliari del giudice, non appartenenti ad un ordine di categoria o che appartengono ad ente/ordine professionale che non abbia ancora inviato l’albo al Ministero della giustizia (ad eccezione degli avvocati).
5. Il ReGIndE è direttamente accessibile dai sistemi interni al dominio giustizia, attraverso un apposito web service.
6. Il ReGIndE è consultabile dai soggetti abilitati esterni tramite il proprio punto di accesso o tramite il PST, su connessioni sicure, attraverso un apposito web service; i relativi WSDL sono pubblicati nell’area pubblica del PST.

Articolo 8 (Alimentazione del registro generale degli indirizzi elettronici)
1. L’alimentazione del ReGIndE avviene previo invio al responsabile per i sistemi informativi automatizzati di un documento di censimento contenente le informazioni necessarie ad identificare;
a) l’ente stesso attraverso: codice ente, descrizione, codice fiscale/partita iva;
b) il nominativo e il codice fiscale del delegato all’invio dell’albo, che dovrà sottoscrivere con firma digitale o firma elettronica qualificata l’albo in trasmissione;
c) la casella di PEC utilizzata per l’invio dell’albo.
2. Il documento di censimento di cui al comma precedente aderisce al modello reperibile nell’area pubblica del portale e viene inviato all’indirizzo di posta elettronica certificata del responsabile per i sistemi informativi automatizzati: prot.dgsia.ddsc@giustiziacert.it.
3. Terminate le operazioni di censimento da parte del responsabile per i sistemi informativi automatizzati, l’ente mittente del documento di censimento riceve una risposta; in caso di esito positivo, l’ente può procedere all’invio dell’albo secondo le seguenti specifiche;
a) il messaggio deve essere di posta elettronica certificata; non sono considerati i messaggi di posta ordinaria;
b) non vi sono vincoli sull’oggetto né sul corpo del messaggio;
c) l’indirizzo di PEC mittente deve essere censito tra quelli delegati all’invio e riportati nel documento di censimento;
d) deve essere allegato un solo file (ComunicazioniSoggetti.xml sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata;
e) la firma digitale o firma elettronica qualificata deve appartenere al soggetto delegato di cui al comma 1, lettera b, sulla base del codice fiscale censito;
f) il file ComunicazioniSoggetti.xml deve essere conforme all’XML-Schema di cui all’Allegato 2;
g) il codice ente specificato nel file deve essere tra quelli censiti.
4. Il mancato rispetto di uno o più dei vincoli di cui all’articolo precedente comporta un messaggio automatico di esito negativo; in questo caso l’allegato ComunicazioniSoggetti.xml viene scartato.
5. A ogni invio corrisponde una risposta tramite PEC; il messaggio ha come oggetto la medesima descrizione del messaggio originale con il suffisso “– Esito” e riporta in allegato l’esito dell’elaborazione del messaggio con le eventuali eccezioni; il formato del messaggio di esito, inviato come allegato al messaggio di PEC, è descritto nell’Allegato 3.
6. L’esito si riferisce sia ad errori presenti sui dati e, quindi riconducibili alle informazioni dei singoli soggetti (come, ad esempio, codice fiscale inesistente), sia ad errori legati a vincoli e prerequisiti che presuppongono la validità dell’invio di un albo (ad esempio: censimento dell’ente richiedente e dei soggetti abilitati all’invio dell’albo).
7. Ad ogni nuovo indirizzo di PEC registrato nelle anagrafiche a seguito dell’inserimento di un nuovo soggetto o di modifica di uno esistente, viene inviato un messaggio di PEC di cortesia in cui si attesta l’avvenuta registrazione.

Articolo 9 (Professionisti non iscritti in albi)
1. I professionisti non iscritti all’albo, oppure per i quali il proprio ordine di appartenenza non abbia provveduto all’invio di copia dell’albo (ad eccezione degli avvocati), si registrano al ReGIndE attraverso un PdA o attraverso il PST, previa identificazione, effettuando altresì l’inserimento (upload) del file che contiene copia informatica, in formato PDF, dell’incarico di nomina da parte del giudice; tale file è sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata dal soggetto che intende iscriversi.
2. Il PdA provvede a trasmettere l’avvenuta registrazione con le medesime modalità di cui all’articolo precedente, con la differenza che il file ComunicazioniSoggetti.xml è digitalmente sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata dal PdA.
3. Qualora il professionista di cui al comma 1 s’iscriva ad un albo, oppure pervenga copia dell’albo da parte dell’ordine di appartenenza, prevalgono i dati trasmessi dall’ordine stesso; in questo caso il sistema cancella la prima iscrizione e invia un messaggio PEC di cortesia al professionista.

Articolo 10 (Indirizzi PEC delle pubbliche amministrazioni e degli enti privati)
1. La pubblica amministrazione o l’ente privato che deve comunicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata per la ricezione delle comunicazioni e notificazioni, ai sensi dell’articolo 16, comma 12, primo periodo, del decreto-legge 18 ottobre 2012, n. 179, convertito con modificazioni nella legge 17 dicembre 2012, n. 221, procede inserendo tale indirizzo sul PST.
2. Ai fini di cui al comma precedente, l’amministrazione pubblica o l’ente privato invia all’indirizzo di posta elettronica certificata della DGSIA (prot.dgsia.ddsc@giustiziacert.it) un documento aderente allo specifico modello disponibile nell’area pubblica del PST, contenente le seguenti informazioni;
a) denominazione e codice fiscale della amministrazione pubblica o dell’ente privato;
b) nominativo e codice fiscale del soggetto incaricato di inserire o modificare l’indirizzo di PEC dell’amministrazione pubblica sul PST;
c) denominazione e codice fiscale o, in mancanza, in caso di amministrazione pubblica, il codice IPA dei propri organi o articolazioni, anche territoriali, presso cui eseguire le comunicazioni e notificazioni per via telematica nel caso in cui sia stabilito presso questi l'obbligo di notifica degli atti introduttivi di giudizio in relazione a specifiche materie ovvero in caso di autonoma capacità o legittimazione processuale; in mancanza di codice fiscale o di codice IPA si provvederà ai sensi dell’articolo 11, comma 2, lettera a);
d) denominazione e codice fiscale o, in mancanza, in caso di amministrazione pubblica, il codice IPA delle specifiche aree organizzative omogenee presso cui l’amministrazione pubblica elegge domicilio ai fini del giudizio; in mancanza di codice fiscale o di codice IPA si provvederà ai sensi dell’articolo 11, comma 2, lettera a).
3. Il soggetto incaricato di cui alla lettera b) del comma precedente accede ad un’apposita area riservata del PST, previa identificazione informatica, secondo le specifiche di cui all’articolo 6, e inserisce o modifica;
a) l’indirizzo di PEC della pubblica amministrazione o dell’ente privato;
b) il nominativo, il codice fiscale e l’indirizzo di PEC di eventuali dipendenti o rappresentanti, tramite i quali la pubblica amministrazione o l’ente privato stanno in giudizio personalmente o svolgono attività processuale consentita; tali soggetti alimentano il ReGIndE.
4. Inserito o modificato l’indirizzo di PEC di cui al comma precedente, il soggetto incaricato inserisce o modifica il nominativo, il codice fiscale e l’indirizzo di PEC di eventuali dipendenti o rappresentanti tramite i quali la pubblica amministrazione o l’ente privato sta in giudizio personalmente o svolge attività processuale consentita; tali soggetti alimentano il ReGIndE.
5. Per le amministrazioni pubbliche il cui indirizzo di PEC sia già censito ai sensi dell’articolo 16, comma 12, primo periodo, del decreto-legge 18 ottobre 2012, n. 179, convertito con modificazioni nella legge 17 dicembre 2012, n. 221, la comunicazione dei dati di cui alle lettere c) e d) del comma 2 e delle loro successive modificazioni avviene mediante l’invio di un documento, aderente allo specifico modello reperibile sull’area pubblica del PST, al medesimo indirizzo di posta elettronica certificata della DGSIA indicato al comma 2.
6. L’elenco degli indirizzi di PEC delle pubbliche amministrazioni e degli enti privati è consultabile dagli uffici giudiziari e dagli UNEP attraverso i sistemi informatici a disposizione dei soggetti abilitati interni.
7. L’elenco degli indirizzi di PEC di cui al comma 3, è consultabile dagli avvocati tramite il proprio punto di accesso o tramite il PST (area riservata), su connessioni sicure, attraverso un apposito web service, che verifica la presenza dell’avvocato sul ReGIndE; i relativi WSDL sono pubblicati nell’area pubblica del PST. L’accesso è tracciato in appositi log, che il Ministero della giustizia conserva per cinque anni, recanti: il punto di accesso attraverso cui è stato effettuato l’accesso, la data e l’ora dell’accesso.

Articolo 11 (Indirizzi PEC degli organi, articolazioni e aree organizzative omogenee delle pubbliche amministrazioni)
1. Effettuate dall’incaricato dell’amministrazione pubblica le attività previste dal comma 3 dell’articolo 10, gli organi, le articolazioni, anche territoriali, e le aree organizzative omogene (AOO), indicate nel documento di cui al comma 2 dell’articolo 10, comunicano il proprio indirizzo di posta elettronica certificata per la ricezione delle comunicazioni e notificazioni.
2. Ai fini del comma precedente, ciascun organo, articolazione, anche territoriale, o area organizzativa omogenea (AOO) invia all’indirizzo di posta elettronica certificata della DGSIA (prot.dgsia.ddsc@giustiziacert.it) un documento di censimento, aderente al modello reperibile nell’area pubblica del PST, contenente le seguenti informazioni;
a) denominazione e codice fiscale dell’amministrazione pubblica di cui al comma 1 ed il codice fiscale dell’organo, dell’articolazione, anche territoriale, o dell’area organizzativa omogenea stessa o, in mancanza, il relativo codice IPA. In difetto di codice fiscale o di codice IPA, la DGSIA assegnerà un codice identificativo univoco che sarà reso noto nella comunicazione di avvenuto censimento e che, unitamente al codice fiscale dell’amministrazione pubblica di cui al comma 1, dovrà essere indicato per la costituzione in giudizio e per i depositi telematici;
b) nominativo e codice fiscale del soggetto incaricato di inserire o modificare gli indirizzi di PEC dell’organo, dell’articolazione o della AOO sul PST.
3. Il soggetto incaricato di cui alla lettera b) del comma precedente accede ad un’apposita area riservata del PST, previa identificazione autenticazione informatica, secondo le specifiche di cui all’articolo 6, e inserisce o modifica l’indirizzo di PEC dell’organo, dell’articolazione, anche territoriale, o della AOO.
4. Effettuate le attività di cui al comma che precede, il soggetto incaricato inserisce o modifica il nominativo, il codice fiscale e l’indirizzo di PEC di eventuali dipendenti tramite i quali l’organo, l’articolazione, anche territoriale, o l’area organizzativa omogenea sta in giudizio personalmente; tali soggetti alimentano il ReGIndE.
5. L’elenco degli indirizzi di PEC degli organi e delle articolazioni, anche territoriali, nonché la speciale sezione dell’elenco contenente gli indirizzi PEC delle aree organizzative omogenee (AOO) delle amministrazioni pubbliche sono consultabili dagli uffici giudiziari e dagli UNEP attraverso i sistemi informatici a disposizione dei soggetti abilitati interni e dagli avvocati secondo le medesime modalità previste dal comma 5 dell’articolo 10.

Articolo 12 (Sistemi informatici per i soggetti abilitati interni)
1. I sistemi informatici a disposizione dei soggetti abilitati interni sono conformi alle regole di cui al decreto del Ministro della giustizia 27 aprile 2009 e mettono a disposizione le funzioni relative a;
a) ricezione, accettazione e trasmissione dei dati e dei documenti informatici;
b) consultazione e gestione del fascicolo informatico.
2. Per l’accesso ai sistemi di cui al comma precedente dall’interno degli uffici giudiziari, l’identificazione è effettuata mediante coppia di credenziali “nome utente/password” oppure mediante autenticazione a due fattori.
3. Per l’accesso ai sistemi di cui al comma 1 dall’esterno della Rete Giustizia, l’identificazione è effettuata dal PST sulla base del sistema “Active Directory Nazionale” (ADN) tramite autenticazione a due fattori; ai soli fini del recupero dall’esterno delle informazioni di registro da parte dei sistemi a disposizione dei magistrati in ambito civile, è sufficiente l’identificazione sulla base del sistema ADN purché l’interrogazione dei dati finalizzati al recupero preveda l’indicazione del numero di ruolo generale nonché del codice fiscale dell’attore principale e del convenuto principale del procedimento.

Articolo 13 (Trattamento dei dati personali)
1. Nell’ambito dei sistemi informatici del processo civile e penale telematico, il Ministero della giustizia è responsabile della gestione e organizzazione del portale dei servizi telematici, curando lo sviluppo, il funzionamento e la manutenzione delle componenti informatiche.
2. Nell’ambito del processo civile e penale telematico, sono coinvolti, per le finalità rispettivamente perseguite e nei limiti delle proprie funzioni istituzionali, il Ministero della giustizia e gli organi giudiziari.
3. Gli organi giudiziari, quali Titolari del trattamento nell’ambito dell’esercizio delle proprie funzioni giurisdizionali, si avvalgono dei servizi telematici resi disponibili dal Ministero della giustizia e forniscono a tal fine ai soggetti operanti sotto la propria autorità ed abilitati ad accedere ai dati apposite istruzioni sul trattamento. Rispetto ai predetti trattamenti, il Ministero agisce quale Responsabile del trattamento per conto degli organi giudiziari, per le finalità di gestione e organizzazione anche strumentale dei servizi telematici a livello centrale.
4. I gestori dei punti di accesso forniscono ai soggetti abilitati esterni al dominio giustizia i servizi di connessione al portale dei servizi telematici, secondo le regole tecnico-operative di cui al DM 44/2011 e trattano i dati personali quali Titolari del trattamento nel caso in cui accedano per proprio conto ai servizi telematici o quali Responsabili del trattamento nel caso in cui agiscano per conto di soggetti abilitati esterni.
5. Il Ministero della giustizia si avvale di soggetti fornitori di tecnologie e servizi professionali funzionali all’erogazione dei servizi telematici, tra cui la gestione del sistema di posta elettronica certificata, quali Responsabili del trattamento ai sensi dell’articolo 28 del Regolamento (UE) 2016/679 o dell’articolo 18 del decreto legislativo 18 maggio 2018, n. 51, che assicurino, in particolare, misure tecniche e organizzative adeguate a garantire la protezione dei dati personali e la tutela dei diritti degli interessati.
6. Il Ministero della giustizia assicura adeguati livelli di sicurezza, aggiornamento tecnologico, economicità ed efficienza dei sistemi informatici utilizzati nell’ambito del processo civile e penale telematico, al fine di conseguire un miglioramento dell’organizzazione dei servizi di cancelleria e di raggiungere una maggiore trasparenza delle informazioni relative ai procedimenti giurisdizionali.
7. I Titolari del trattamento sono tenuti a segnalare tempestivamente al Ministero della giustizia qualsiasi incidente di sicurezza, del quale siano venuti a conoscenza, suscettibile di configurare una violazione dei dati personali di cui all’articolo 4, punto 12), del Regolamento (UE) 2016/679 o all’articolo 2, comma 1, lettera m), del decreto legislativo 18 maggio 2018, n. 51. Il Ministero informa, senza ingiustificato ritardo, gli ulteriori Titolari del trattamento per i quali l’incidente di sicurezza possa produrre effetti in relazione alle attività di trattamento da questi effettuate, in modo da consentire loro di stabilire se si è verificata una violazione dei dati personali, di valutare i rischi per i diritti e le libertà delle persone fisiche che ne derivano, di adottare misure per porvi rimedio e per attenuare i possibili effetti negativi, nonché di verificare la sussistenza dei presupposti per la notifica al Garante, ai sensi dell’articolo 33 del Regolamento (UE) 2016/679 o dell’articolo 26 del decreto legislativo 18 maggio 2018, n. 51, e, se del caso, per la comunicazione agli interessati, ai sensi dell’articolo 34 del Regolamento (UE) 2016/679 o dell’articolo 27 del decreto legislativo 18 maggio 2018, n. 51. Le modalità operative di condivisione delle informazioni di cui al presente comma sono definite in un disciplinare adottato dal Ministero della Giustizia, sentiti gli organi giudiziari.
8. Il Ministero della Giustizia, quale Responsabile del trattamento per conto degli organi giudiziari, gestisce le violazioni dei dati personali, di cui viene a conoscenza, secondo la procedura indicata nell’atto di designazione adottato ai sensi dell’articolo 28 del Regolamento (UE) 2016/679 e dell’articolo 18 del decreto legislativo 18 maggio 2018, n. 51. Tale atto prevede, in particolare, che il Responsabile assista i Titolari nel garantire l’adempimento degli obblighi di cui agli articoli 33 e 34 del Regolamento (UE) 2016/679 e agli articoli 26 e 27 del decreto legislativo 18 maggio 2018, n. 51, e metta a disposizione degli stessi Titolari tutti gli elementi necessari a dimostrarne il rispetto. Fermo quanto previsto nell’atto di designazione, il Ministero, sentiti gli organi giudiziari, può definire le modalità di gestione delle violazioni dei dati personali mediante l’adozione di specifici protocolli operativi.

Articolo 14 (Fascicolo informatico)
1. Il fascicolo informatico raccoglie i documenti (atti, allegati, ricevute di posta elettronica certificata) da chiunque formati, nonché le copie informatiche dei documenti; raccoglie altresì le copie informatiche dei medesimi atti quando siano stati depositati su supporto cartaceo.
2. Il sistema di gestione del fascicolo informatico, realizzato secondo quanto previsto all’articolo 41 del CAD, è la parte del sistema documentale del Ministero della giustizia che si occupa di archiviare e reperire tutti i documenti informatici, prodotti sia all'interno che all’esterno; fornisce pertanto ai sistemi fruitori (sistemi di gestione dei registri di cancelleria, gestore dei servizi telematici e strumenti a disposizione dei magistrati) tutti i metodi – esposti attraverso appositi web service – necessari per il recupero, l’archiviazione e la conservazione dei documenti informatici, secondo la normativa in vigore; l’accesso al sistema di gestione documentale avviene soltanto per il tramite dei sistemi fruitori, che gestiscono le logiche di profilazione e autorizzazione.
3. Le operazioni di accesso al fascicolo informatico sono registrate in un apposito file di log che contiene le seguenti informazioni;
a) il codice fiscale del soggetto che ha effettuato l’accesso;
b) il riferimento al documento prelevato o consultato (codice identificativo del documento nell’ambito del sistema documentale);
c) la data e l’ora dell’accesso.
4. Il suddetto file di log è sottoposto a procedura di conservazione, sempre nell’ambito del sistema documentale, per cinque anni dalla data di esecuzione di ciascun accesso e sarà oggetto di allarmi volti a rilevare eventuali comportamenti anomali o a rischio relativi alle operazioni eseguite dai soggetti abilitati. Inoltre, a fronte di tali allarmi o di verifiche a campione, tali log potranno essere soggetti ad attività di controllo interno.