Le notifiche in proprio degli avvocati a mezzo PEC

Le notifiche in proprio degli avvocati via PEC - normativa di riferimento. Legge 21 gennaio 1994 n. 53, modalità della notifica, certificazioni, relata di notifica, la procura alle liti. Vademecum completo

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Preparazione dei documenti – attestare la conformità

 

Come preparare i documenti da notificare – l’attestazione di conformità

E’ oramai una buona prassi quella di creare per ogni fascicolo di causa una cartella nel proprio computer. Per la preparazione di una notificazione è opportuno, a sua volta, creare una sotto-cartella dove immettere tutti i file relativi alla notifica e dove salvare, poi, a notifica eseguita, le ricevute generate dal sistema che saranno la prova dell’avvenuta regolare notificazione.


 

Tipologia di atti da notificare

Ai fini della notifica e mezzo PEC dobbiamo considerare queste diverse tipologie di atti, che la legge consente di notificare:

a) documento informatico;

b) copia informatica di atto originariamente cartaceo (analogico). Qui serve l’attestazione di conformità;

c) copia informatica di atti nativi digitali. Qui serve l’attestazione di conformità;

d) duplicato informatico di atti nativi digitali.

Il file deve essere, in ogni caso, in formato .pdf (portable document format). Sul regalo fatto al mondo dell’informatica dalla Adobe, a suo tempo, non si sarà mai sufficientemente grati. Decise di esporre al pubblico le specifiche tecniche del formato e di non rivendicarne i diritti rinunciando alla proprietà industriale.

Si parlerà di seguito del formato testuale e del formato immagine.

Nel formato testuale il testo è selezionabile ed è formato da caratteri uno dopo l’altro come in un foglio di text-editing. Per essere testuale l’atto non dovrà quindi mai essere stampato e poi trasformato in .pdf (immagine) mediante scansione

Nel formato immagine, invece, la pagina è trasformata in una immagine e le lettere non sono altro che puntini (dot o pixel) su uno sfondo. Il testo non è più selezionabile perché è frutto di una rappresentazione grafica unitaria. La scansione mediante scanner produce sempre il formato immagine.

Prima di proseguire va specificato anche che per “copia informatica” di cui alla lettera c) si intende il salvataggio su proprio PC (o dispositivo) di un file avente soltanto sostanzialmente il medesimo contenuto dell’originale ma il cui file non è identico. Per “duplicato informatico” si intende, invece, un salvataggio su proprio PC di un file identico a quello originale.

 

Quando è necessaria l’attestazione di conformità va ricordato che essa va inserita della relata di notifica, come previsto dall’art. 16-undecies, al comma 3 del D.L. 8 ottobre 2012, n. 179 da ultimo aggiornato con D.L. 27 giugno 2015, n. 83 1:

“3. ... Se la copia informatica e' destinata alla notifica, l'attestazione di conformità e' inserita nella relazione di notificazione”.

 

A - Documento informatico.

E’ il documento che viene prodotto fin dall’origine dal computer, quello elaborato dal programma di videoscrittura, come ad es. LibreOffice Writer, OpenOffice Writer, Microsoft Word, ecc. Potrà essere un atto di citazione, un precetto, ecc.

Il documento così formato dovrà essere trasformato in formato .pdf testuale. Oramai tutti i programmi di text-editing hanno incorporata la funzione per il salvataggio (o esportazione) del file nel formato .pdf.

Il file .pdf così ottenuto deve essere sottoscritto con firma digitale. La sottoscrizione digitale può essere indifferentemente in formato CAdES, nel qual caso il file al termine del processo di firma avrà l’estensione .p7m (nomefile.pdf.p7m) o PAdES e in tale ipotesi il file manterrà il nome originale senza l’aggiunta di alcun suffisso (nomefile.pdf) 2.

Essendo nato in origine in formato digitale ed essendo esse stesso l’originale, naturalmente, non necessita di alcuna attestazione di conformità.


 

B - Copia informatica di atti o provvedimenti originariamente formati su supporto analogico

Può essere notificato via PEC anche l’atto cartaceo il quale, naturalmente dovrà essere trasformato in formato digitale.

Ciò che si notifica via PEC è una copia autentica dell’atto o del provvedimento presente su supporto cartaceo e l’autenticazione viene eseguita dall’avvocato che allo scopo è indicato quale pubblico ufficiale.

Come si procede.

L’atto cartaceo deve essere scansionato per trasformarlo in formato .pdf “immagine” (comma 2 art. 19 bis). L’art. 22 (Copie informatiche di documenti analogici), comma 2, del Codice della Amministrazione Digitale prescrive che2. Le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono estratte, se la loro conformita' e' attestata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, ((...)) secondo le ((Linee guida)). ”.

L’art. 3-dic della L. 53/94 prescrive al comma 2 che “Quando l'atto da notificarsi non consiste in un documento informatico, l'avvocato provvede ad estrarre copia informatica dell'atto formato su supporto analogico, attestandone la conformità con le modalità previste dall'articolo 16-undecies del decreto-legge 18 ottobre 2012, n. 179, convertito, con modificazioni, dalla legge 17 dicembre 2012, n. 221”.


 

C - Copia informatica di atti o provvedimenti digitali (es. estratti dal fascicolo telematico)

L’art. 16 bis D.L. 179/12 attribuisce pure all’avvocato il potere di attestare la conformità di copie informatiche di atti e provvedimenti che lo stesso ha estratto dal fascicolo informatico o che ha ricevuto mediante PEC dalla cancelleria.

L’attestazione potrà essere apposta anche ad atti di terzi, come un decreto ingiuntivo, una sentenza o altro provvedimento.


 

D - Duplicato informatico di atti o provvedimenti su supporto informatico

Abbiamo detto che il duplicato informatico è un file che arriva sul nostro dispositivo identico al file originale, vale a dire che è composto della stessa sequenza di bit rispetto all’originale, mentre le copie corrispondono all’originale solo nel contenuto “sostanziale” o “umano”.

E’ il comma 9-bis dell’art. 16-bis del D.L. n. 179/12, convertito con l. n. 221/12, che, così come aggiornato dal D.L. 24 giugno 2014, n. 90, da la definizione di duplicato informatico con il seguente paragrafo: “Il duplicato informatico di un documento informatico deve essere prodotto mediante processi e strumenti che assicurino che il documento informatico ottenuto sullo stesso sistema di memorizzazione o su un sistema diverso contenga la stessa sequenza di bit del documento informatico di origine”.

Poiché i duplicati corrispondono in tutto e per tutto all’originale non è necessaria l’attestazione di conformità.


 

Attestazione di conformità della copia all’originale

Per le modalità di attestazione l’art. 16 undecies, del D. L. 179/2012 rimanda all’art. 19 ter delle specifiche tecniche

L’asseverazione di conformità deve contenere:

- una sintetica descrizione del documento di cui si sta attestando la conformità,

- il relativo nome del file.

Alla relata di notifica, pertanto, si potrà, inserire una parte relativa alla attestazione e di cui si fa qui sotto un esempio:

. Il sottoscritto, inoltre,

ATTESTA

che ai sensi del combinato disposto degli art. 16 bis, co. 9 bis e 16 undecies comma 3 del DL. 179/12, si allega alla presente PEC di notifica il seguente file:

nome del file: es. ricorso_monitorio.pdf

descrizione: ricorso per decreto ingiuntivo del 01/01/2022

quale copia informatica conforme alla copia informatica presente nel fascicolo informatico del relativo procedimento dal quale è estratta,

nonché il seguente file:

nome del file: es. decreto_ingiuntivo.pdf

descrizione: decreto ingiuntivo n° 123/2022 del Tribunale di Roma

quale copia informatica conforme alla copia informatica presente nel fascicolo informatico del relativo procedimento dal quale è estratta.


_______

1 - Che riprende il contenuto del comma 4 dell’art. 18 del Decreto 21 febbraio 2011, n. 44 concernente le regole tecniche del PCT che prescrive: “4. L'avvocato che estrae copia informatica per immagine dell'atto formato su supporto analogico, compie l'asseverazione prevista dall'articolo 22, comma 2, del codice dell'amministrazione digitale, inserendo la dichiarazione di conformità all'originale nella relazione di notificazione, a norma dell'articolo 3-bis, comma 5, della legge 21 gennaio 1994, n. 53”.

2 - Sulla particolarità delle due tipologie di firma vedi in questa rivista: “Firma digitale PAdES o CAdES per le notifiche via PEC?