Il notaio, funzioni e grado di tutela del cliente

Il Notaio è una figura professionale esistente da secoli e in continua evoluzione. Una panoramica della professione, funzioni, ruolo, competenze.

- di Avv. Davide Giovanni Daleffe
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Il notaio, funzioni e grado di tutela del cliente

Il Notaio è una figura professionale esistente da secoli e in continua evoluzione, differenziandosi oggi nei paesi di “civil law” da quelli di “common law”.

Nei paesi con un sistema giuridico di “common law”, quali ad esempio l’Inghilterra, il “Notary” o “Notary Public” ha la funzione principale di autenticare la firma, ovvero di certificare che la firma di una persona corrisponda realmente ad essa, seppur oggi molti siano anche “solicitor”, esperti di diritto.

Nei paesi con un sistema giuridico di “civil law”, quali ad esempio Spagna, Italia e Francia, il notaio ha maggiori funzioni. In Francia il notaio è definito come lo “specialista di diritto con una missione di autorità pubblica che prepara i contratti in forma autentica per conto dei propri clienti” (sito web Notai di Francia - www.notaires.fr). In Spagna il notaio è “un pubblico ufficiale dello Stato che deve fornire ai cittadini la sicurezza legale che la Costituzione promette” e, allo stesso tempo, “è un professionista legale che pratica in concorrenza”, con la massima indipendenza; egli è un professionista, con un alto livello di preparazione, vicino e imparziale al cliente, che lo aiuta, consiglia e gli garantisce che il suo contratto o azienda sia conforme alla legge” (“Consejo General del Notariado” spagnolo - www.notariado.org).

 

In Italia, il notaio ha la stessa funzione di massima garanzia, le cui funzioni e ruolo sono di seguito analizzate, con il principale obiettivo di far comprendere alla maggior parte dei lettori le caratteristiche essenziali del notaio e le ragioni dell’elevato grado di garanzia. Il notaio è allo stesso tempo un pubblico ufficiale e un libero professionista, e a differenza di altre categorie, come avvocati e commercialisti, è imparziale, nel senso che difende solo la corretta applicazione della legge e tutela tutte le parti interessate.

 

I notari sono ufficiali pubblici istituiti per ricevere gli atti tra vivi (ad esempio compravendite, permute, cessioni di partecipazioni sociali) e di ultima volontà (testamenti), attribuire loro pubblica fede, conservarne il deposito. Al notaio è altresì concessa la facoltà di sottoscrivere e presentare ricorsi relativi agli affari di volontaria giurisdizione, riguardanti le stipulazioni a ciascuno di essi affidate dalle parti; ricevere con giuramento atti di notorietà in materia civile e commerciale; ricevere le dichiarazioni di accettazione di eredità col beneficio dell'inventario; procedere, in seguito a delegazione dell'autorità' giudiziaria, all'apposizione e rimozione dei sigilli nei casi previsti dalla legge, agl'incanti e alle divisioni giudiziali ed a tutte le operazioni inerenti.

 

La funzione principale del notaio è la cosiddetta “funzione antiprocessualistica”, essendo autorizzato a dare “pubblica fede” agli atti e dovendo rispettare una serie di limitazioni espressamente stabilite dalla legge, che ne contraddistinguono il suo elevato grado di sicurezza e tutela della inattaccabilità degli atti da lui ricevuti.

Prima di analizzare i limiti è opportuno specificare cosa si intende per “pubblica fede”. Molte persone confondono detta caratteristica con la possibilità di visionare e chiedere copia di tutti gli atti ricevuti da un notaio in quanto “atti pubblici”. Non è assolutamente così. La “pubblica fede” fa riferimento al grado di considerazione che l’atto pubblico ha in un eventuale processo. Normalmente una scrittura privata (senza intervento del notaio) può essere alla base di un processo, ma la controparte può disconoscere la propria firma o può eccepire che non era pienamente capace di intendere e volere al momento della conclusione del contratto. L'atto pubblico invece fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza del documento dal pubblico ufficiale che lo ha formato, nonché delle dichiarazioni delle parti e degli altri fatti che il pubblico ufficiale attesta avvenuti in sua presenza o da lui compiuti, secondo quanto espressamente stabilito dall’articolo 2700 del codice civile, così rendendo più difficile impugnare l’atto per mancanza di volontà e capacità delle parti.

 

Il notaio non può ricevere o autenticare atti se essi sono espressamente proibiti dalla legge, o manifestamente contrari al buon costume o all'ordine pubblico. Egli non può altresì ricevere o autenticare atti se se v'intervengano come parti la sua moglie, i suoi parenti od affini in linea retta, in qualunque grado, ed in linea collaterale fino al terzo grado inclusivamente, ancorché v'intervengano come procuratori, tutori od amministratori; o se contengano disposizioni che interessino lui stesso, la moglie sua, o alcuno de' suoi parenti od affini nei gradi anzidetti, o persone delle quali egli sia procuratore per l'atto da stipularsi, salvo in caso di testamento segreto, e ad eccezione dei casi d'incanto per asta pubblica.

 

L'ufficio di notaio è incompatibile con qualunque impiego stipendiato o retribuito dallo Stato, dalle Provincie e dai Comuni aventi una popolazione superiore ai 5000 abitanti, con la professione di avvocato, di procuratore, di direttore di banca, di commerciante, di mediatore, agente di cambio o sensale, di ricevitore del lotto, di esattore di tributi o incaricato della gestione esattoriale e con la qualità di ministro di qualunque culto. Fanno eccezione gli impieghi puramente letterari o scientifici, dipendenti da accademie, biblioteche, musei ed altri istituti di scienze, lettere ed arti; gl'impieghi ed uffici dipendenti da istituti od opere di beneficenza; quelli relativi a pubblico insegnamento.

 

I notaio sono una categoria a “numero chiuso” in quanto pubblici ufficiali. A differenza di avvocati e commercialisti, per il cui accesso alla professione è previsto un esame di Stato, per diventare notaio è necessario superare un “concorso pubblico”, che viene annualmente indetto dal Ministero della Giustizia. Il Ministero della Giustizia è altresì l’organo competente a determinare il numero massimo di notai presenti sul territorio dello Stato italiano. Il numero e la residenza dei notai per ciascun distretto notarile sono determinati con decreto del Ministro della giustizia emanato, uditi i Consigli notarili e le Corti d'appello, tenendo conto della popolazione, dell'estensione del territorio e dei mezzi di comunicazione, e procurando che di regola ad ogni posto notarile corrisponda una popolazione di almeno 5.000 abitanti.

Il notaio è tenuto ad aprire un ufficio (cosiddetta “sede notarile” o “ufficio principale”) nella sede, cioè nel comune, assegnatagli, e a essere presente nel suddetto ufficio almeno tre giorni a settimana. Il notaio può recarsi, per ragione delle sue funzioni, in tutto il territorio della regione in cui si trova la propria sede, ovvero in tutto il distretto della Corte d'appello in cui si trova la sede, se tale distretto comprende più regioni. Il Notaio può aprire un unico ufficio secondario in qualunque comune della regione ovvero in tutto il distretto della Corte d'appello se tale distretto comprende più regioni.

Il notaio e' obbligato a prestare la sua attività ogni volta che ne e' richiesto, salvi i limiti di cui sopra, ma non può esercitare la sua attività fuori del territorio della regione in cui si trova la propria sede ovvero del distretto della Corte d'appello in cui si trova la sede, se tale distretto comprende più regioni. Fuori da detto territorio è un comune cittadino, non potendo attribuire “pubblica fede” all’atto.

 

La particolarità di un atto ricevuto dal notaio, oltre al controllo della piena capacità di intendere e volere delle parti, al rispetto della legge, è la sua attenzione redazione stessa dell’atto e alla volontà delle parti. L'atto notarile deve essere ricevuto dal notaio in presenza delle parti e, nei casi previsti dalla legge, dei testimoni. Ad esempio, i testimoni sono necessari in caso di donazione, di convenzione matrimoniale tra coniugi, nel caso in cui una sola delle parti non sappia o non possa leggere e scrivere ovvero una parte o il notaio ne richieda la presenza.

La necessaria presenza, fisica, delle parti di fronte al notaio è un altro degli elementi che differenzia il notaio nei sistemi di “civil law” da quelli di “common law”, dove talvolta è permesso depositare preventivamente la firma e poi autenticare una serie di atti senza la necessaria presenza fisica della parte dinanzi al notaio, che ne riduce considerevolmente la tutela di veridicità della firma e della validità dell’atto in generale.

Fanno eccezione i verbali di assemblea dei soci e degli organi sociali delle società, per i quali la situazione di pandemia globale ha indotto il legislatore, a inizio del 2020, ad ammettere lo svolgimento delle assemblee e delle riunioni anche a distanza, tramite sistemi di teleconferenza, anche in deroga a eventuali divieti contenuti negli statuti sociali.

 

In Italia, il notaio è altresì tenuto, per legge, a indagare la volontà delle parti, e a curare la compilazione integrale dell'atto sotto la propria direzione e responsabilità.

Il notaio deve essere certo dell'identità' personale delle parti e può raggiungere tale certezza, anche al momento della attestazione, valutando tutti gli elementi atti a formare il suo convincimento, dovendo andare oltre il mero documento d’identità.

 

La legge impone al notaio una serie di obblighi nella redazione degli atti, al fine di garantirne il massimo grado di certezza. In generale, l’atto notarile deve recare la intestazione “REPUBBLICA ITALIANA”. L'atto deve contenere:

- l'indicazione in lettere per disteso dell'anno, del mese, del giorno, del Comune e del luogo in cui e' ricevuto.

- il nome, il cognome e l'indicazione della residenza del notaio e del distretto notarile nel cui ruolo e' inscritto.

- il nome, il cognome, il luogo e la data di nascita, il domicilio o la residenza, il codice fiscale delle parti, e dei testimoni. Ciò vale anche per eventuali rappresentanti. In tale caso la procura deve essere allegata all'atto in originale o in copia conforme all’originale, a meno che l'originale o la copia non si trovi negli atti del notaio rogante, oppure sia iscritto nel registro delle imprese.

- la dichiarazione della certezza dell'identità' personale delle parti.

- l'indicazione, almeno per la prima volta, in lettere per disteso, delle date, delle somme e della quantità delle cose che formano oggetto dell'atto.

- la designazione precisa delle cose che formano oggetto dell'atto, in modo da non potersi scambiare con altre. Quando l'atto riguarda beni immobili, questi saranno designati, per quanto sia possibile, con l'indicazione della loro natura, del Comune in cui si trovano, dei dati catastali, e dei loro confini, in modo da accertare la identità degli immobili stessi.

- l'indicazione dei documenti allegati all’atto.

- la menzione che dell'atto, delle scritture, dei titoli inserti nel medesimo fu data dal notaio, o, presente il notaio, da persona di sua fiducia, lettura alle parti, in presenza dei testimoni, se questi siano intervenuti. La lettura degli allegati può essere omessa per espressa volontà delle parti, purché sappiano leggere e scrivere, e purché se ne faccia espressa menzione nell'atto.

- la menzione che l'atto e' stato scritto dal notaio o da persona di sua fiducia, con l'indicazione dei fogli di cui consta e delle pagine scritte. Il foglio si intende composto da quattro facciate, la pagina da una facciata.

- la sottoscrizione col nome, cognome delle parti, dei testimoni e del notaio. Se alcune delle parti non sapesse o non potesse sottoscrivere, deve dichiarare la causa che gliela impedisca e il notaio deve far menzione di questa dichiarazione.

- per gli atti di ultima volontà, l'indicazione dell'ora in cui la sottoscrizione dell'atto avviene.

- negli atti contenuti in più fogli, la sottoscrizione in margine di ciascun foglio delle parti, dei testimoni e del notaio, eccettuato il foglio contenente le sottoscrizioni finali. Le sottoscrizioni marginali debbono essere apposte anche su ciascun foglio degli allegati dell’atto, eccetto che si tratti di documenti autentici, pubblici o registrati.

 

Un’altra caratteristica che spesso è poco conosciuta e fraintesa è la funzione di conservazione degli atti da parte del notaio. Il notaio non può rilasciare ad alcuno gli originali degli atti ricevuti, e non può essere obbligato a presentarli o depositarli, se non nei casi e nei modi determinati dalla legge.

Oltre i casi determinati da altre leggi, il notaio, ad eccezione di quanto sopra, può rilasciare in originale alle parti soltanto gli atti che contengono procure alle liti, o procure o consensi od autorizzazioni riguardanti gli atti necessari alla esecuzione di un solo affare.

La legge impone al Notaio di “dare pubblicità” a determinati atti, attraverso iscrizione o trascrizione nei rispettivi registri pubblici (es. atti immobiliari nei “Registri Immobiliari”, atti societari nel “registro delle imprese”) dai quali registri è possibile ottenere copia dei relativi atti, ma, oltre a detti obblighi, il notaio non è tenuto a rilasciare a chiunque copia dell’atto.

Il notaio può rilasciare alle parti, e negli altri casi previsti dalla legge, copie, certificati e estratti degli atti presso di lui conservati, ad eccezione degli atti di ultima volontà durante la vita del testatore, ai quali avranno accesso solo il testatore medesimo o persona da lui munita di speciale mandato in forma autentica. Le copie, gli estratti e i certificati debbono avere alla fine la data del rilascio, essere autenticate dal notaio con la sua sottoscrizione, col sigillo e con la dichiarazione, quanto alle copie ed agli estratti, della loro conformità all’originale.

 

Il notaio è anche sostituto d’imposta per le imposte indirette dovute in relazione agli atti ricevuti. Essere sostituto d’imposta implica la massima conoscenza delle norme in materie di tasse e imposte indirette (IVA, imposta di registro, imposte ipotecaria e catastale, imposta di successione e donazione, imposta di bollo). La principale lamentela dopo aver ricevuto un preventivo di un notaio è l’elevato importo. Nel preventivo, come nella successiva fattura, bisogna considerare che stiamo pagando al notaio anche tasse e imposte indirette che lui pagherà per conto nostro allo Stato.

 

La massima garanzia che il notaio adempia correttamente a detto obbligo è data proprio dalla difficoltà per entrare a far parte della categoria notarile, dagli elevati standard di professionalità richiesti, dal numero chiuso, che ne fanno una categoria con guadagni più elevati della media di altri professionisti, ma che danno anche maggiore certezza della difficile corruttibilità del notaio, e da uno stretto controllo da parte dello Stato sull’operato dei notai, tramite i competenti Consigli Notarili e gli archivi notarili istituiti presso ciascun Tribunale.

A maggior tutela del cliente, il consiglio nazionale del notariato (ordine nazionale rappresentativo di tutti i notai, in forma abbreviata “CNN”) provvede a forme collettive di assicurazione per la responsabilità civile derivante dall'esercizio dell'attività' notarile. Se mancano dette forme collettive di assicurazione, ciascun notaio provvede alla stipula di polizza assicurativa individuale per la responsabilità civile derivante dai danni cagionati nell'esercizio dell'attività' professionale.

Per evitare di incorrere in falsi notai è sempre consigliato verificare la loro esistenza tramite il sito web del consiglio nazionale del notariato (https://www.notariato.it/it/trova-notaio).

 

L’era digitale ha aumentato la possibilità di falsificare gli atti. Per evitare truffe, è sempre consigliabile chiedere copia di un atto notarile formato digitalmente dal notaio. Sarà necessario farsi mandare copia digitale dell’atto firmata dal notaio con firma digitale; controllare il testo del documento e la validità e la corrispondenza della firma digitale al notaio, tramite sistema di controllo messo a disposizione dal CNN (https://vol.ca.notariato.it/it).

 

Ultima incognita relativa alla professione notarile, oggetto di maggior scherno e rancore verso i notai, è l’onorario.

Fino al 2012 il notaio aveva diritto per ogni atto, copia, estratto o certificato, e per ogni altra operazione eseguita nell'esercizio della sua professione, ad essere retribuito dalle parti mediante onorario, oltre al rimborso delle spese ed ai diritti accessori, determinati da una tariffa stabilita per legge. Il notaio era obbligato a farsi pagare una determinata somma a titolo di onorario in base al valore dell’atto.

Il D.L. 24 gennaio 2012 n. 1 (Decreto Legge in vigore dal 24/01/2012, convertito con modificazioni dalla L. 24 marzo 2012 n. 27), all’articolo 9, ha disposto l’abrogazione delle le tariffe delle professioni regolamentate nel sistema ordini stico. Esso ha pertanto abrogato anche la “tariffa notarile” rendendo il notaio, per quanto riguarda il proprio compenso professionale, uguale a qualsiasi altro professionista, in libera concorrenza gli uni con gli altri. Il compenso per le prestazioni professionali deve pattuito al momento del conferimento dell'incarico professionale. Il notaio deve rendere noto obbligatoriamente, in forma scritta o digitale, al cliente il grado di complessità dell'incarico, fornendo tutte le informazioni utili circa gli oneri ipotizzabili dal momento del conferimento fino alla conclusione dell'incarico e deve altresì indicare i dati della polizza assicurativa per i danni provocati nell'esercizio dell'attività' professionale. In ogni caso la misura del compenso e' previamente resa nota al cliente obbligatoriamente, in forma scritta o digitale, con un preventivo di massima, deve essere adeguata all'importanza dell'opera e va pattuita indicando per le singole prestazioni tutte le voci di costo, comprensive di spese, oneri e contributi.

 

Avv. Davide G. Daleffe

 

 

 

 

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