Sin dal 2008 la legge finanziaria (legge n. 244/2007, modificata con d.lgs. n. 201/2011) ha istituito l’obbligo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione, stabilendo che le fatture in forma cartacea, per il futuro, non sarebbero più state accettate da parte della Pubblica Amministrazione medesima, né sarebbe più stato possibile procedere al relativo pagamento.

La trasmissione delle fatture sarebbe dovuta avvenire attraverso il “Sistema di Interscambio”, “SdI”.

Dal 2008 ad oggi sono intercorsi diversi anni e sembra, finalmente, che la prassi inizierà ad avere attuazione concreta a decorrere da giugno 2014 secondo i dettagli di seguito indicati.

L’Agenzia delle Entrate è l’ente gestore del servizio in commento, “Sistema di Interscambio”, le cui modalità di funzionamento sono definite nel decreto ministeriale 3 aprile 2013, n. 55.

Gli utenti coinvolti nel processo di fatturazione elettronica sono innanzitutto:

• i fornitori di beni e servizi verso le pubbliche amministrazioni, obbligati alla compilazione/trasmissione delle fatture elettroniche e all’archiviazione sostitutiva prevista dalla legge;

• le pubbliche amministrazioni, che devono effettuare una serie di operazioni collegate alla ricezione della fattura elettronica;

• gli intermediari (banche, Poste, altri intermediari finanziari, intermediari di filiera, commercialisti, imprese ICT), vale a dire soggetti terzi ai quali gli operatori economici possono rivolgersi per la compilazione/trasmissione della fattura elettronica e per l’archiviazione sostitutiva prevista dalla legge. Possono servirsi degli intermediari anche le pubbliche amministrazioni per la ricezione del flusso elettronico dei dati e per l’archiviazione sostitutiva.

La ricezione da parte della pubblica amministrazione potrà avvenire secondo diversi sistemi. Innanzitutto, può avvenire tramite pec, posta elettronica certificata. La pec, infatti, attesta con valenza legale l’invio e la ricezione dei messaggi al pari di una raccomandata con ricevuta di ritorno.

Può esserci, poi, la ricezione tramite Servizio SDIFTP. Questo servizio è disponibile per coloro che intendano ricevere le fatture elettroniche utilizzando una modalità di trasferimento dati tramite protocollo FTP (File Transfer Protocol ).

Infine, c’è un sistema di ricezione tramite Servizio SPCoop – Ricezione. Detto servizio è disponibile per coloro che intendano ricevere le fatture elettroniche utilizzando dei servizi di cooperazione applicativa (web-services) tramite il Sistema Pubblico di Connettività (SPC) secondo le modalità definite dall'Agenzia per l'Italia Digitale.

Oggetto di questo interscambio è una fattura elettronica consistente in un file XML, denominata “FatturaPA”. Il file può contenere i dati di una singola fattura ovvero di più fatture. Esso contiene tutti gli elementi obbligatori stabiliti ex lege, tra cui i dati di trasmissione, Cedente-Prestatore, Rappresentante Fiscale, Cessionario-Committente, Terzo Intermediario o Soggetto Emittente, Soggetto Emittente; c’è, poi, il dettaglio del “corpo” della fattura: tipo di documento (fattura, parcella, nota di credito, nota di debito, acconto/anticipo su fattura), ritenuta e aliquota, causale, dati bollo, sconto o maggiorazione, dati dell’ordine o acquisto, IVA, dati del pagamento e modalità di pagamento (contanti, assegno, bonifico, assegno circolare,...).

Il sistema informatico SDI effettua una serie di rigorosi controlli sul file XML FatturaPA. Verifica la nomenclatura e l’unicità del file, l’integrità del documento, la conformità del formato fattura, l’autenticità del certificato di firma, la validità del contenuto della fattura.

Ogni errore riscontrato dai controlli informatici è identificato da un codice e da una descrizione. Il codice dell’errore viene fornito nella notifica di scarto inviata al trasmittente per ogni file inviato. Detta notifica di scarto indica i controlli che il file inviato non ha superato. Nel caso, tutti i controlli siano stati superati al trasmittente viene inoltrata una ricevuta di consegna.

Il dettaglio della decorrenza degli obblighi, ormai vicinissima, è il seguente:

• 6 giugno 2014, per ministeri, Agenzie fiscali ed enti nazionali di previdenza

• 6 giugno 2015, per gli altri enti nazionali.

Le date di avvio degli obblighi per gli enti locali saranno oggetto di un decreto di prossima emanazione.

In ogni caso, già dal 6 dicembre 2013, le pubbliche amministrazioni potevano cominciare già volontariamente a ricevere le fatture elettroniche, loro destinate, attraverso lo SDI.

A partire dai tre mesi successivi alle date suindicate, le pubbliche amministrazioni non potranno procedere al pagamento, neppure parziale, fino all’invio del documento in forma elettronica.