Con Circolare n° 15 del 2013 il Segretariato Generale della Giustizia Amministrativa affronta molti degli aspetti pratici legati alla previsione del diritto di copia degli atti e documenti processuali.
Quanto è dovuto e quali i casi di esenzione; modalità di calcolo, supporto cartaceo o informatico, ecc.
Una analisi delle norme del Testo Unico delle spese di giustizia (D.P.R. 30 Maggio 2002 n° 115) e una soluzione pratica per ogni problema di cancelleria e dei professionisti del mondo della giustizia.

Di seguito un estratto del testo della Circolare:

1) L'art. 267 (Diritto di copia senza certificazione di conformità) riguarda il rilascio di copie di documenti senza certificazione di conformità, rinviando alla tabella contenuta nell'Allegato n. 6 per la determinazione dell'importo dovuto (cfr. alI. 1 alla presente circolare)

2) L'art. 268 (Diritto di copia autentica) contempla il rilascio di copie autentiche, rinviando alla tabella contenuta nell'Allegato n. 7 per la detetminazione dell'importo dovuto (cfr. alI. 2 alla presente circolare).
E' opportuno precisare, quanto alle modalità di calcolo delle pagine in caso di richiesta di copia autentiche, che, se la documentazione richiesta in copia consiste in un atto processuale (es. ricorso, memoria difensiva, ricorso incidentale), cui sono stati materialmente allegati ulteriori atti, il diritto di copia autentica va calcolato sul totale delle pagine (atto processuale + allegati). Viceversa, se è richiesta la copia conforme dell'intero fascicolo, il diritto di copia autentica va calcolato su ogni singolo atto ivi contenuto (fermo restando il suindicato criterio di accorpamento per gli allegati ad un singolo atto processuale).

3) L'art. 269 (Diritto di copia su supporto diverso da quello cartaceo) concerne il rilascio di copie di documenti su supporto diverso da quello cartaceo, rinviando alla 'tabella contenuta nell'Allegato n. 8 per la detetminazione dell'importo dovuto.
I diritti di copia rilasciata in formato elettronico di atti esistenti nell'archivio informatico dell'ufficio giudiziario sono detetminati, in ragione del numero delle pagine memorizzate, secondo l'alI. 3 della presente circolare, Tab. a), Tab. b). Conseguentemente, fino alla data dell'emanazione del regolamento di cui al citato art. 40, è sospesa l'applicazione dell'Allegato n. 8 del TU. limitatamente ai supporti che contengono dati informatici per i quali è possibile calcolare le pagine memorizzate [ali. 4 alla presente circolare, Tab. c)].

4) L'art. 270 (Copia urgente su supporto cartaceo) regola l'ipotesi in cui siano richieste in via d'urgenza copie di documenti su supporto cartaceo (cfr. alI. 1 e alI. 2 alla presente circolare).
 

Diritto di copia in generale

La disciplina del diritto di copia si applica alle parti processuali soggette al contributo unificato, le quali, ai sensi dell'art. 18 T.U. n. 115 cit., non sono assoggettate all'imposta di bollo.
Di converso, ai sensi del medesimo art. 18, secondo comma, la disciplina sull'imposta di bollo è invariata per le istanze e domande sotto qualsiasi forma presentate da terzi.
Il diritto di copia è dovuto per il solo fatto della richiesta dei documenti da parte degli interessati, a nulla rilevando che questi ultimi, successivamente, non ritirino, in tutto o in parte, le copie richieste.
In tal caso, l'ufficio procede al recupero delle somme dovute. La richiesta dovrà essere redatta sulla base dell'allegato modello e ad essa dovrà essere unito, a titolo di anticipazione del dovuto, un bollo (che andrà applicato sulla richiesta stessa e annullato) del valore minimo pari a:
    -euro 1,32 per diritto di copia senza certificazione di conformità (urgente euro 3,96);
    -euro 10,62 per diritto di copia autentica (urgente euro 31,86);
    -euro 0,26 per costo di riproduzione copia semplice; con autentica euro 16,026;
    -euro 0,88 per diritto di copia senza certificazione di conformità su supporto informatico;
    -euro 7,08 per diritto di copia autentica su supporto informatico.
Qualora la richiesta sia formulata da un delegato (ovvero dal domiciliatario) ad essa dovrà essere allegata delega del difensore costituito che sarà trattenuta dall'ufficio. In alternativa, la richiesta potrà essere formulata direttamente dal difensore costituito con contestuale delega ad un terzo per il ritiro.
Al momento del ritiro delle copie si dovrà apporre l'eventuale bollo per la differenza. Il diritto di copia, nella misura rispettivamente indicata da ciascuna tabella, assorbe anche il costo materiale di riproduzione delle copie richieste.
Rispetto a tale disciplina si pone, in via derogatoria, l'art. 252 T.U. n. 115 cit., che, come emerge espressamente dalla rubrica della norma, tratta come "casi particolari" l'appello con richiesta di sospensione della sentenza impugnata e l'impugnazione del provvedimento cautelare, prevedendo che, per essi, il rilascio di copia conforme dei documenti e degli atti prodotti è subordinato al pagamento del solo costo materiale di riproduzione, attualmente determinato, ai sensi dell'art. 253 T.U. cit., dalla circolare del Segretariato Generale 29 gennaio 2004 n. 56 (cfr. alI. n. 5 alla presente circolare, nel quale gli importi sono convertiti in euro).
Per le istanze e domande sotto qualsiasi forma presentate da terzi dovrà applicarsi marca da bollo di euro 16,00 per ogni 4 pagine, cui andranno aggiunti i diritti di copia.

Esenzioni

Sono esenti dal pagamento del diritto di copia le controversie:
1) in materia di impiego pubblico (articolo unico della legge 2 aprile 1958 n. 319, come modificato dall'art. lO della legge Il agosto 1973 n. 533);
2) elettorali (art. 127 del Codice del processo amministrativo).

Nelle materie per le quali opera l'esenzione, il rilascio delle copie è soggetto al pagamento del solo costo materiale di riproduzione attualmente determinato dalla citata circolare n. 56 del 2004.
In particolare, l'esenzione dal diritto di copia in materia di impiego pubblico prescinde dal reddito posseduto dalla parte, prescritto dall'art. 9, comma l bis, T.U. n. 115 cit. esclusivamente per il contributo unificato.

Perché possa farsi luogo all'esenzione dal pagamento del diritto di copia devono sussistere i seguenti requisiti:
-soggettivo: il richiedente deve essere parte nel processo;
-oggettivo: gli atti richiesti sono quelli strettamente necessari in vista della pronuncIa giurisdizionale, secondo quanto stabilito dal parere reso dal Consiglio di Stato, Commissione Speciale del 4 ottobre 1999 n. 313/99.
Al riguardo, nell'allegato modello di richiesta si prevede l'indicazione, da parte del richiedente, della ragione dell'esenzione.
Sulla copia rilasciata l'ufficio apporrà la formula: " Si rilascia in regime di esenzione a richiesta della parte ricorrente ai fini ........... (ad esempio: per la proposizione di motivi aggiunti, dell'integrazione del contraddittorio, ecc.)".
 

Regime cui sottoporre le richieste di copia per azionare il rimedio di cui la legge 24 marzo 2001 n. 89 (c.d. Pinto)

Le richieste di copia degli atti del fascicolo riguardante il processo ammmlstrativo, da utilizzare nei giudizi per l'equa riparazione conseguente alla violazione del termine di ragionevole durata del processo, ex lege n. 89 cit., sono assoggettate al regime ordinario dell'onerosità, in quanto la norma di esenzione, prevista dall'art. lO del T.U. n. 115 cit. per tale forma di controversie, riguarda, esclusivamente e tassativamente, il contributo unificato.
Analoga conclusione va formulata in ordine alla richiesta di copia di atti da far valere nei predetti giudizi conseguenti a processi in materia di impiego pubblico o elettorale, atteso che l'esenzione, espressamente prevista per tali forme di contenzioso, non si estende al successivo processo riparatorio, che è da considerarsi assolutamente indipendente ed autonomo rispetto a quello -esente -che lo ha preceduto.