Notificazioni per via telematica eseguite dagli avvocati

Aggiornate dall'avv. Reale indicazioni per le le notificazioni per via telematica eseguite dagli avvocati a seguito dell'entrata in vigore del DPCM 13.11.2014

- di Avv. Maurizio Reale
Notificazioni per via telematica eseguite dagli avvocati

La legge 21 gennaio 1994 n. 53 che aveva già conferito agli avvocati la possibilità di effettuare notifiche in proprio è stata, come noto, integrata con la legge 148/2011 con la quale si prevedeva che tali notifiche potessero effettuarsi anche tramite utilizzo di posta elettronica certificata.

La normativa è ancor di più cambiata a seguito dell’entrata in vigore:

a) della legge 17 dicembre 2012 n. 221

b) della pubblicazione del decreto ministeriale 48/2013

c) del Decreto Legge n. 90 del 24 giugno 2014, convertito con modificazioni dalla legge 11 agosto 2014 n. 114

d) del DPCM 13.11.2014 entrato in vigore il giorno 11 febbraio 2015

 

Le novità più importanti:

 

A) “Notificazioni per via telematica eseguite dagli avvocati”

1) il titolo del nuovo art. 18 del DM 44/2011 “Notificazioni per via telematica eseguite dagli avvocati” che sostituisce il precedente “Notificazione per via telematica tra avvocati” e,

2) il richiamo esplicito, al comma 1 del nuovo art. 18, all’art. 3 bis della legge 21 gennaio 1994 n. 53.

Tali modifiche meritano rilievo in quanto si evince che la PEC, come mezzo per le notifiche degli avvocati, potrà essere utilizzata non solo quando destinatario della notifica sia altro avvocato ma anche quando destinatario sia persona diversa dall’avvocato a condizione, naturalmente, che l’indirizzo PEC del destinatario risulti da pubblici elenchi (art. 3 bis n. 1 legge 21 gennaio 1994 n. 53.).

 

B) L’Avvocato è considerato pubblico ufficiale.

L’art. 18 nuova formulazione con il comma 4 conferma e ribadisce quanto già indicato all’art. 6 della L. 53/94 e quindi che l’avvocato è considerato pubblico ufficiale ad ogni effetto di legge quando compila la relazione o le attestazioni di cui agli artt. 3, 3 bis e 9 della legge 21 gennaio 1994 n. 53.

L’avvocato quindi potrà procedere alla notifica non solo di atti di sua produzione ma anche di quelli prodotti da soggetti diversi; in questo secondo caso, se l'atto o il provvedimento da notificare non è presente nel fascicolo informatico del procedimento, estrae copia informatica per immagine dell’atto in origine formato su supporto analogico (cartaceo) e compie l’asseverazione prevista dall’art. 22 comma 2 del codice dell’amministrazione digitale, avendo cura di inserire la dichiarazione di conformità all’originale (cartaceo) nella relazione di notificazione così come previsto dall’art. 3 bis comma 5 della legge 21 gennaio 1994 n. 53; ove invece l'atto o il provvedimento da noticare sia presente nel fascicolo informatico del procedimento è possibile seguire la procedura indicata al successivo punto "H".

 

C) La procura alle liti.

L’art. 18 del DM 44/2011 ora prevede altresì, al comma 5, che la procura alle liti si considera apposta in calce all’atto cui si riferisce quando è rilasciata su documento informatico separato allegato al messaggio di posta elettronica certificata mediante il quale l’atto è notificato. Tale disposizione inoltre si applica anche quando la procura alle liti è rilasciata su foglio separato del quale è estratta copia informatica, anche per immagine. Ciò significa che l’avvocato potrà, ad esempio, notificare ad un soggetto il cui indirizzo PEC risulti da pubblici elenchi l’atto di citazione avendo cura di allegare al messaggio PEC da inviare ai fini della notifica sia l’atto di citazione sia la procura alle liti rilasciata dal cliente.

 

D) Ricevuta PEC avvenuta consegna.

Il comma 6 dell’art. 18 del DM 44/2011 dispone ora che la ricevuta di avvenuta consegna del messaggio PEC con il quale l’atto viene notificato dovrà essere quella COMPLETA.

 

E) Notifiche tramite PEC e autorizzazione COA.

L’art. 46 co. 1 lett. a) del Decreto Legge n. 90 del 24 giugno 2014, convertito con modificazioni dalla legge 11 agosto 2014 n. 114, modificando l’art. 1 della Legge n. 53/1994, elimina il pre-requisito dell’autorizzazione del COA di appartenenza per poter effettuare notifiche in proprio a mezzo PEC. Viene anche abolito l’obbligo di indicare nella relata di notifica telematica l’autorizzazione del COA di appartenenza.

Ciò significa che tutti sono, ex lege, autorizzati a notificare in proprio tramite PEC senza dover richiedere autorizzazione al COA di appartenenza.

Attenzione: se la notifica in proprio deve essere effettuata nella maniera tradizionale (cartacea) il Collega dovrà essere autorizzato dal COA.

 

F) Notifiche tramite PEC e pagamento diritti.

L’art. 46 co. 1 lett. a) del Decreto Legge n. 90 del 24 giugno 2014, convertito con modificazioni dalla legge 11 agosto 2014 n. 114, modificando l’art. 1 della Legge n. 53/1994, dispone la totale esenzione del pagamento dei diritti per le notifiche telematiche in proprio.

 

G) Alle notifiche tramite PEC si applica l'art. 147 C.P.C.

L’art. 45 bis introdotto, nel decreto legge 24 giugno 2014 n. 90, dalla legge di conversione dell’11 agosto 2014 n. 114, ha ulteriormente modificato il decreto-legge 18 ottobre 2012, n. 179, convertito, con modificazioni, dalla legge 17 dicembre 2012, n. 221, introducendo l’art. 16 septies; a seguito di tale modifica la disposizione dell’art. 147 c.p.c. si applica anche alle notifiche in proprio ex L. 53/94 eseguite dagli avvocati tramite PEC con la conseguenza che, quando la ricevuta di consegna giunge dopo le ore 21, la notifica si considera perfezionata alle ore 7.00 del giorno successivo.  

 

H) Notifiche di copie informatiche, poteri di autentica e esenzione pagamento diritti di copia.

L’art. 52 del Decreto Legge 24 giugno 2014 n. 90, convertito con la legge 11 agosto 2014 n. 114 stabilisce che «il difensore, il consulente tecnico, il professionista delegato, il curatore ed il commissario giudiziale»  possano estrarre con modalità telematiche, copie analogiche o informatiche degli atti e dei provvedimenti ed attestare «la conformità delle copie estratte ai corrispondenti atti contenuti nel fascicolo informatico» con totale esenzione del pagamento dei diritti di copia.

Ciò significa che l’avvocato, accedendo tramite il sistema POLISWEB al proprio fascicolo informatico, potrà estrarre copie analogiche o informatiche degli atti e dei provvedimenti contenuti nel detto fascicolo ed attestare «la conformità delle copie estratte ai corrispondenti atti contenuti nel fascicolo informatico» con totale esenzione del pagamento dei diritti di copia.

Se viene estratta copia informatica dell’atto o del provvedimento ai fini della notifica in proprio tramite PEC l’attestazione di conformità dovrà essere inserita nella relata di notifica da allegare al messaggio PEC.

Se viene estratta copia analogica dell’atto o del provvedimento ai fini della notifica in proprio non tramite PEC ma da eseguirsi nella maniera tradizionale (cartacea) tramite UNEP, l’attestazione di conformità dovra essere inserita in calce all’atto o al provvedimento da notificare.

Si raccomanda di effettuare l’estrazione della copia informatica o analogica solo dal fascicolo informatico e di non utilizzare quindi, ai fini delle notifiche in proprio, l’atto o il provvedimento allegato al messaggio PEC inviato dalla cancelleria.

 

I) Il procedimento da seguire per la notifica in proprio tramite PEC.

Vediamo ora cosa materialmente e nel concreto dovrà fare l’avvocato affinché possa eseguire la notifica a mezzo PEC senza correre il rischio di andare incontro ad eventuali eccezioni.

1) essere in possesso di casella PEC comunicata all’Ordine di appartenenza e di firma digitale.

2) l’indirizzo PEC del mittente e del destinatario della notifica tramite PEC dovranno essere presenti nei pubblici registri.

3) Il comma 4 bis dell’articolo 8 della L. 53/94 dispone ora che l’avvocato che voglia notificare telematicamente a mezzo PEC non abbia più l’obbligo di osservare quanto indicato nei precedenti punti 1, 2, 3 e 4 del citato articolo venendo meno l’obbligo di annotare nel registro cronologico le notificazioni eseguite.

4) Il campo “OGGETTO” della PEC dovrà obbligatoriamente indicare, così come previsto dall’art. 3 bis comma 4 della L. 53/94, la seguente frase: notificazione  ai  sensi  della  legge  n. 53 del 1994.

5) L’art. 3 bis comma 5 della L. 53/94 dispone che la PEC debba contenere i seguenti allegati generati su documento informatico separato:

 

5.1) la RELATA DI NOTIFICAZIONE (creata con word, open office ecc. trasformata, senza scansione, direttamente in PDF testo e firmata digitalmente) nella quale dovranno essere inseriti i seguenti dati:

a) il  nome,  cognome  ed  il  codice  fiscale dell’avvocato notificante;

b) il  nome  e  cognome  o  la  denominazione  e ragione sociale ed il  codice fiscale della parte che ha conferito la procura alle liti;

c) il  nome  e  cognome  o  la  denominazione  e ragione sociale del destinatario;

d) l’indirizzo di posta elettronica certificata a cui l’atto viene notificato;

e) l’indicazione dell’elenco da cui il predetto indirizzo è stato estratto;

f) l’attestazione di conformità (eventuale) di cui al comma 2 dell’art. 3 bis L. 53/94.

g) per le notificazioni effettuate in corso di procedimento dovrà, inoltre, essere indicato l’ufficio giudiziario, la sezione, il numero e l’anno di ruolo (art. 3 bis comma 6 della L. 53/94).

h) l'attestazione di conformità delle copie informatiche e degli estratti informatici dei file allegati alla PEC nel rispetto delle modalità indicate dagli artt. 4 e 6 del DPCM 13.11.2014, entrato in vigore il giorno 11 febbraio 2015.

i) una volta ultimata, la relata di notificazione, trasformata in PDF testuale senza scansione, prima di essere allegata alla PEC, deve essere "firmata" con FIRMA DIGITALE.

 

5.2) L’ATTO CHE L’AVVOCATO DEVE NOTIFICARE:

ipotizzerò la notifica di atto introduttivo (ad es. citazione).

 

Nel caso di ATTO PROPRIO sarà necessario allegare:

 

a) l’atto firmato digitalmente dall’avvocato (creato precedentemente con word e direttamente trasformato in file PDF).

Invero la nuova normativa non prevede più, espressamente, che l'atto da notificare sia sottoscritto digitalmente dal professionista prevedendo, invece, che l'avvocato possa procedere alla notifica allegando l'atto nel formato PDF avendo cura di firmare digitalmente la relata di notifica. Il comma 1 dell'art. 18 precisa però che anche le scansioni da notificare devono essere redatte nei formati consentiti dalle specifiche tecniche del processo telematico le quali prevedono che l'atto del processo sia, tra l'altro, in formato PDF con firma digitale p7m. Pertanto si potrebbe sostenere che la firma digitale del documento informatico contenente la scansione, eliminata dal comma 4 dell'art.18, riviva attraverso il comma 1 (così come, a mio avviso giustamente, sostenuto dal collega Giorgio Rognetta).

Per tale motivo consiglio di firmare digitalmente anche l'atto da notificare e di allegare, eventualmente, alla PEC anche il medesimo atto in formato PDF non sottoscritto digitalmente.

 

b) la procura alle liti, rilasciata all’avvocato su foglio separato del quale è estratta copia informatica, anche per immagine, ai sensi e per gli effetti dell’art. 18 n. 5 del DM 44/2011 così come modificato dal DM 48/2013. L’avvocato, in siffatta ipotesi, redige tramite software (word, open office ecc.) la procura alle liti, la stampa, la fa sottoscrivere al cliente, la sottoscrive egli stesso, scansiona successivamente il documento così formato estraendone copia informatica per immagine (PDF) e, prima di allegarla al messaggio PEC, la sottoscrive con firma digitale.

c) la relata di notificazione (per la quale rimando a quanto indicato al precedente punto 6.1).

 

6)  Prima di inoltrare la PEC l’avvocato dovrà accertarsi di aver selezionato, nella PEC, quale TIPO DI RICEVUTA DI AVVENUTA CONSEGNA, quella COMPLETA, così come previsto dal comma 6 dell’art. 18 del DM 44/11 così come modificato dal DM 48/2013.

 

7) Il perfezionamento della notifica.

La notifica via PEC può dirsi perfezionata per il soggetto notificante, nel momento in cui viene generata la ricevuta di accettazione prevista dall’articolo 6, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, e, per il destinatario, nel momento in cui viene generata la ricevuta di avvenuta consegna prevista dall’articolo 6, comma 2, del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68 (art. 3 bis comma 3 della L. 53/94).

Ricordo che non esistono, per l'avvocato notificatore, le stesse limitazioni territoriali relative agli Ufficiali Giudiziari: la notifica di una citazione avanti il Tribunale di Teramo, da eseguirsi nei confronti di un destinatario residente a Caltanissetta, potrà essere eseguita da un avvocato con studio in Bari.

 

8) Prova dell’avvenuta notifica.

Nel caso di notifica telematica, la prova dell’avvenuta notifica, mediante deposito telematico negli atti di causa, è costituita dal deposito telematico della copia dell’atto notificato, della ricevuta di accettazione e dalla ricevuta di avvenuta consegna completa del messaggio PEC, così come dettato dal cominato disposto degli art. 3 bis comma 3 della L. 53/94 e dell’art. 19 bis comma 5 delle specifiche tecniche del 16 aprile 2014:

 

Provvedimento 16 aprile 2014 - Specifiche tecniche previste dall'art. 34, c1 del d.m. 21 febbraio 2011 n. 44, recante regolamento concernente le regole tecniche per l'adozione, nel processo civile e penale, delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione.

Art. 19 bis Notificazioni per via telematica eseguite dagli avvocati

[omissis]

5) La trasmissione in via telematica all’ufficio giudiziario delle ricevute previste dall’articolo 3-bis, comma 3, della legge 21 gennaio 1994, n. 53, nonché della copia dell’atto notificato ai sensi dell’articolo 9, comma 1, della medesima legge, è effettuata inserendo l'atto notificato all'interno della busta telematica di cui all'art 14 e, come allegati,  la ricevuta di accettazione e la ricevuta di avvenuta consegna relativa ad ogni destinatario della notificazione; i dati identificativi relativi alle ricevute sono inseriti nel file DatiAtto.xml di cui all’articolo 12, comma 1, lettera e.

 

Ciò, naturalmente, solo se esiste un fascicolo telematico del procedimento; a tal fine è necessario salvare sul proprio computer la ricevuta di accettazione e la ricevuta di avvenuta consegna e poi allegare i file salvati, oltre all’atto notificato, tramite il redattore atti utilizzato per effettuare i depositi telematici.

Quando invece non esiste un fascicolo telematico, non è possibile procedere al deposito con modalità telematiche dell’atto notificato a norma dell’art. 3 bis L. 53/94; l'art. 9 comma 1 bis della L. 53/94, introdotto dalla Legge 228/2012, però dispone che “… l'avvocato estrae copia su supporto analogico del messaggio di posta elettronica certificata, dei suoi allegati e della ricevuta di accettazione e di avvenuta consegna e ne attesta la conformità ai documenti informatici da cui sono tratte ai sensi dell'art. 23 , comma 1, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82".

Segnalo altresì che il comma 1 lettera “c-bis” introdotto nel decreto legge 24 giugno 2014 n. 90 dalla legge di conversione dell’11 agosto 2014 n. 114, prevede adesso, in generale, che in tutti i casi in cui l’avvocato debba fornire la prova della notificazione e non sia possibile fornirla con modalità telematiche, dovrà procede ai sensi del comma 1-bis della L. 53/94 introdotto dal D.L. 90/2014 e quindi dovrà estrarre copia su supporto analogico del messaggio di posta elettronica certificata,  dei suoi allegati e della ricevuta di accettazione e di avvenuta consegna e attestarne la conformità ai documenti informatici da cui sono tratte ai sensi dell'articolo 23, comma 1, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82.

L'avvocato notificatore, pertanto, potrà stampare su carta l'intero messaggio PEC relativo alla notifica, con i suoi allegati e con le ricevute di accettazione e di avvenuta consegna, ed attestare la conformità di tale copia ai documenti informatici originali.

 

Ritengo doveroso ed opportuno ricordare, da ultimo, che l’avvocato che compila la relazione o le attestazioni di cui agli articoli 3, 3-bis e 9 o le annotazioni di cui all’articolo 5 della L. 53/94 o l'attestazione di conformità ai sensi dell'art. 16 bis, co. 9 bis, D.L. n. 179/2012 (convertito con L. n. 221/2012), introdotto dall'art. 52 del Decreto Legge n. 90/2014 convertico con modificazioni dalla legge 11 agosto 2014 n. 114, è considerato pubblico ufficiale ad ogni effetto e che il compimento di irregolarità o abusi nell'esercizio delle facoltà previste dalla legge 53/94 costituisce grave illecito disciplinare, indipendentemente dalla responsabilità prevista da altre norme (art. 6 L. 53/94).

 
Fonte e Maggiori informazioni http://ilprocessotelematico.webnode.it/le-notifiche-degli-avvocati-tramite-pec-/

 

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